HSB Uppdraget 1
styrelseskolan Ha en plan och struktur 3 4 Planer
a hur och när något ska kommuniceras och vänta med att skicka ut informationen tills den är aktuell� Man bör hålla sig till vad som ska hända de närmaste veckorna och månaderna� Folk glömmer snabbt� Ha en stående punkt kring information på agendan för styrelsemötet, där ni sammanfattar vad som ska kommuniceras till medlemmarna och när� I större brf:er är det viktigt att ha en formell struktur för kommunikation annars drunknar styrelsen i frågor� Ha en tydlig väg in till styrelsen – en mejladress för frågor, samt en expeditionstid för telefonsamtal� Samla alla frågor på ett ställe, och dela sedan ut dem till förvaltaren eller relevant person� Kommunikationen kanske inte blir lika personlig, men frågan hamnar hos rätt person – och styrelsen får en rimlig belastning� Fokusera på det viktigaste Det är styrelsens uppgift att begränsa mängden utgående information till det som är mest relevant� För att alla ska kunna ta till sig informationen är det viktigt att det inte blir för mycket� Medlemmarna har ett eget ansvar att hålla reda på tider och annat som styrelsen har skickat ut� Svara på följdfrågor, men om svaren finns i materialet som styrelsen redan skickat ut kan man hänvisa till det� Hitta rätt kanal 5 6 Gör en inventering kring hur styrelsen möter de boende� Det finns många sätt att kommunicera på och det gäller att hitta rätt lösning för er brf� I föreningar med stora grönområden eller gemensamma utrymmen kanske mingel är ett naturligt sätt att träffas och kommunicera� Viss information gör sig inte så bra i skrift� Då kan det vara bättre att träffas och prata med medlemmarna, så de kan ställa frågor och komma med förslag� Många föreningar väljer att kommunicera digitalt, men risken är att informationen drunknar i det digitala flödet� Använd digital kommunikation som ett komplement till andra kanaler� Gör det lätt Igenkänning är en viktig faktor i kommunikationen med de boende� Ha exempelvis en och samma färg på alla pappersutskick, så vet medlemmarna direkt att det rör sig om information från styrelsen� Förstasidan bör alltid vara uppbyggd på samma sätt, med rubriker och en kort sammanfattning av ämnet� Tänk på att hålla informationen på en lämplig nivå så att alla förstår, men undvik pekpinnar� ”Igenkänning är en viktig faktor i kommunikationen. Ha gärna en och samma färg på alla pappersutskick.” # 4/ 2023 uppdraget 19