Utmärkt Örebro 1
text Rebecca Unnerud bild Anna Shvets DO’S AND DO
N’TS FÖR VIDEKONFERENSEN Oavsett om du studerar eller har ett arbete som kräver möten har du blivit väl bekant med digitala mötesplattformar 2020. Här kommer fem praktiska tips för att få bästa möjliga förutsättningar för ett lyckat möte. Det nya normala är att inte träffas, istället möts vi virtuellt för att samverka och kommunicera. Det finns flera fördelar med att inte samlas i ett rum för att ha möten och då inte enbart för att hålla sjukdomar borta genom social distans. Digitala möten sparar tid och pengar och är snällare mot klimatet. Skärmen och hemmiljön kan medföra att det är lättare att våga uttrycka sina åsikter och tankar, särskilt för de som har svårt att ta plats och prata inför andra. Men trots de många fördelarna med digitala möten så finns det några fallgropar som lätt kan undvikas. 1. Underskatta inte förberedelserna Förberedelser är a och o för att det digitala mötet ska fungera så effektivt och smärtfritt som möjligt. Eftersom det lätt blir rörigt är det viktigt att det finns en struktur och agenda samt en på förhand bestämd rollfördelning. Om deltagarna inte är vana att mötas digitalt är det lätt hänt att man fortsätter ha samma mötesstruktur som vid de fysiska möten, vilket inte alltid är helt optimalt. Förberedelser rör självklart även tydliga instruktioner för hur man gör rent tekniskt för att vara med på mötet. Det är nödvändigt att logga in i god tid innan mötet och testa uppkopplingen, ljud- och kamerainställningar samt skärmdelningsfunktionen. Att deltagarna har hörlurar istället för datorns högtalare brukar också vara en fördel eftersom det blir mindre konflikt mellan in- och utljud. 2. Mute-knappen Att glömma bort att använda mute-knappen när du inte ska prata är ett vanligt misstag. Det kan vara irriterande för andra att behöva lyssna på harklingar, kaffedrickande och allmänt oljud i din bakgrund. Ta därför för vana att använda mute-knappen så fort du själv inte pratar för att minimera störande ljud. Glöm för guds skull inte att av-muta den när du sedan tar ordet. 3. Bild och bakgrund I exempelvis Zoom kan du bespara övriga deltagare ditt ostädade hem och istället visa upp en härlig bakgrundsbild som sandstrand eller rymden. Det kan vara bra så länge det 50 inte är för mycket rörelse i bilden. En neutral bild väljs fördelaktigt om det är allvarliga ämnen som ska tas upp. Oavsett om du väljer bakgrund eller inte är det viktigt att ha kameran på för att det ska bli mindre anonymt och mer personligt. Bilden är också bra att nyttja så att deltagarna kan se varandras ansiktsuttryck och kroppsspråk. 4. Använd tillhörande verktyg Det är lätt att det blir lite för många episoder av tystnad, prat i munnen eller att det avbryts när det inte går att ”läsa av rummet” på samma självklara sätt som vid fysiska möten. Ett tips är att använda räcka upp handen-funktionen, gilla-markeringar eller den tillhörande chatten för att minimera dessa risker. 5. Låt alla komma till tals Det krävs mycket mer kommunikation när man kör digitalt för att få till ett bra möte där alla deltar. Här har moderatorn ett ansvar att fördela ordet och hålla tempot lite lugnare just för att alla ska få chansen att hinna prata klart. När mötet når sitt slut är det bra att avsätta en stund så att de som inte fick utveckla klart eller ens påbörja sina resonemang har möjlighet till det.