Advokaten 1
Dokumenthantering En tidstjuv och kostnadsmässigt
svart hål? Väldigt få av dagens juridikföretag har lagt ner någon tid eller resurser på att analysera, effektivisera och optimera sina dokumentprocesser. Konica Minoltas lösningar framtagna för jurist- och advokatbyråer underlättar det dagliga arbetet och ger både tids- och kostnadsbesparingar. Den juridiska branschen har alltid varit en informationsintensiv verksamhet där dokument och dess innehåll är hjärtat i organisationen. Att hålla juridiska register organiserade kan vara en mödosam uppgift. Forskning har visat att innehållet kan öka med upp till 100% årligen, vilket gör juridisk datahantering viktigare idag än någonsin. Ekenberg & Andersson investerade i en lösning från Konica Minolta, Scan2Klartext, som medger direktskanning till sitt befintliga advokatsystem, Klartext. Lisa Mo på Ekenberg & Andersson berättar: ”- Det nya systemet gör det möjligt att kategorisera dokumentet direkt vid skrivaren och dokumentet hamnar rätt direkt.” En annan aspekt är säkerheten. Sekretess är avgörande för juridiska dokument. En lösning likt ovan skyddar även känslig information från obehöriga ögon. Med lösningen får Ekenberg & Andersson ett komplett utbud av säkerhet, som bl a omfattar hårddiskkryptering, autentiseringslösningar och den högsta nivån av säkerhet för kommersiellt tillgängliga produkter. Ovanpå detta har advokatbyråer den svåra uppgiften att hantera register och dokument som måste spåras för fakturering mot klienter. Mängden dokument som produceras och utbyts inom en advokatbyrå kan bli betydande men med rätt lösningar som integreras med förvaltnings- och redovisnings/debiteringssystem, kan utfallet på sista raden förbättras avsevärt. Lisa Mo berättar vidare ”- Vi försöker att minimera pappershanteringen så mycket som möjligt och lagrar alla dokument digitalt. Det är inte bara en lagringsfråga, utan även en säkerhetsfråga. Så fort vi får ett dokument från en klient eller från tingsrätten, skannar vi in det och lägger det i rätt filmapp. Det nya systemet är ett lyft för hela verksamheten och den minimerar vår pappershantering avsevärt. Tidigare tog det 54 Advokaten Nr 8 • 2011 Jimmy Schiöld på Ekenberg & Andersson är nöjd med lösningen från Konica Minolta långt tid att spara ner, hämta upp och kategorisera dokument. Den här processen tar nu 20 sekunder”. Professionell dokumenthantering är avgörande för varje advokatbyrå och en väl genomförd analys ger i de flesta fall snabba resultat i form av minskade kostnader, ökad produktivitet och möjligheten att kunna debitera för administrativ tid. Vill du veta mer om hur Konica Minolta kan hjälpa er optimera er dokumenthantering gå in på www.konicaminolta.se/law, eller ring 020-57 61 33.