Advokaten 1
Fokus Advokatundersökningen STRATEGIER FÖR ATT MO
TVERKA SYMPTOM FRÅN E-POSTÖVERBELASTNING l Motverka generell kommunikationsöverbelastning. l Kontrollera inkorgen i självvalda pauser, undvik externa notifikationer. l Arbeta segmenterat i stället för under konstant e-postflöde. l Håll nere antalet mejl i inkorgen. l Håll nere antalet e-postmappar i bruk. l Utöka självständigheten i arbetet. Strategierna är empiriskt underbyggda i forskning. De egenskaper som Susan Daicoff har identifierat som vanligare i advokatyrket än hos andra grupper är: l driftighet l ärlighet l integritet l förståelse för andra l förmåga att förvärva och behålla klienter l rådgivning till klienter l förhandling l problemlösning l strategisk planering. Hon har också konstaterat att omfattande personlighetsstudier har identifierat advokater som mer tävlingsinriktade, dominanta, målmedvetna, fokuserade på ekonomiskt slutresultat och analytiska än genomsnittsbefolkningen. Ett antal forskningsstudier har undersökt effekterna av den ökade användningen av mobila enheter som ger medarbetarna konstant åtkomst till e-post och andra kommunikationsverktyg under de senaste 10–15 åren. Enligt Jens Näsströms forskningsöversikt betonar forskarna ofta den skadliga relationen mellan de nya kommunikationsverktygen och stress. Arbetsmiljöstudier konstaterar att e-postkommunikaAdvokaten Nr 5 • 2017 tion leder till överbelastning. Den konstanta tillgängligheten till e-posten gör det möjligt för medarbetarna att arbeta även utanför den ordinarie kontorstiden – och det hämmar deras förmåga att koppla bort arbetet. Forskarna Stephen R. Barley, Deborah E. Meyerson och Stine Grodal i USA har pekat på att de förhöjda stressnivåerna från e-postöverbelastning kan bero på en generell ökning av arbetstimmarna. Inom kommunikationsteknologin konstaterar forskningen att e-post bidrar till en känsla av överbelastning, som är en följd av att medarbetarna förväntas utföra en ökad mängd arbete på egen hand. ”Förr om åren hanterades kommunikationsaktiviteter av sekreterare och assistenter – numera måste alla ta hand om sin egen korrespondens via såväl e-post som telefon”, skriver Jens Näsström. Barley, Meyerson och Grodal visade att den extratid som medarbetare ägnade åt e-posthantering hade samband med känslor av överbelastning – men det gällde bara dem som i stor utsträckning var engagerade i kommunikation som telefonsamtal och möten. Däremot kan det ha positiv påverkan på medarbetaren att ägna sig åt e-posten vid bestämda avbrott två, tre gånger om dagen, som man själv styr över. n 33