Advokaten 1
Personuppgiftslagen ur advokatens perspektiv Pers
onuppgiftslagen (PuL) har nu på allvar blivit en del av varje företags och myndighets vardag och därmed en del av vardagen för såväl klienter som advokater. Det blir också allt vanligare att oroliga klienter hör av sig med frågor kring PuL. Samtidigt finns också skäl för oss advokater att titta närmare på lagens bestämmelser för vår egen räkning. uL är en skyddslagstiftning som är tänkt att skydda den enskilde individen från integritetskränkningar.Den innehåller därför en mängd regler som begränsar möjligheten att behandla uppgifter som hänför sig till nu levande individer,något som vi advokater gör i stor skala.Advokatbyråverksamhet är en relativt personalintensiv verksamhet som helt bygger på kundoch motpartskontakter.Advokatbyrån blir därmed personuppgiftsansvarig enligt PuL:s terminologi för personuppgifter som samlats in från kunder, anställda och motparter. Som personuppgiftsansvarig har man ansvaret för att PuL efterföljs.Två viktiga frågor beträffande vår egen verksamhet är:hur behandlar byrån uppgifter om anställda och hur behandlar byrån sina kunduppgifter. P Uppgifter om anställda Outsourcing blir allt mer populärt.Att exempelvis låta ett externt företag sköta advokatbyråns löneutbetalningar innebär dock att avtal måste tecknas med detta företag eftersom de behandlar advokatbyråns personuppgifter på uppdrag av byrån.Samma gäller vid exempelvis outsourcing av växelhanteringen.Leverantören blir ett s k personuppgiftsbiträde och det ställs enligt PuL krav på att ett skriftligt avtal med instruktioner för biträdet upprättas. Om byrån ingår i ett internationellt nätverk där intranät exempelvis delas finns anledning att se närmare på vilka uppgifter som förekommer på intranätet eller som skickas via e-post.Om informationen skickas utanför EU och EES-området,krävs nämligen under vissa förhållanden samtycke från de berörda.Att lägga ut fotografier på de anställda på hemsidan är att jämställa med export utanför EU och ett samtycke krävs. Vidare är det nog få advokatbyråer som informerat sina anställda om att deras personuppgifter som de lämnar till sin arbetsgivare kommer att behandlas i allt från lönerevisioner, löneutbetalningar, försäkringsändamål och andra liknande ändamål,vilket måste ske enligt PuL. Klientuppgifter Alla advokatbyråer har ju någon form av klientregister där det säkerligen finns kontaktpersoner angivna.Detta är något som visserligen är tillåtet,men enligt PuL skall klienterna i ett sådant fall informeras om behandlingen.Detta krav är ovillkorligt och det finns därför anledning att se över huruvida information verkligen givits till klienterna. Generellt kan man säga att informationsplikten är den stora utmaningen med PuL och det gäller att finna praktiska sätt att lösa denna. Liksom alla andra företag bör advokatbyrån överväga att utse ett personuppgiftsombud som anmäls till Datainspektionen.Personuppgiftsombudets roll är att säkerställa att advokatbyrån följer PuL och – om så inte är fallet – att anmäla byrån till Datainspektionen.Detta medför att ombudet bör ha en så självständig position på byrån som möjligt. Enligt PuL är det förbjudet för andra än myndigheter att behandla personuppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott, domar i brottmål,straffprocessuella tvångsmedel eller administrativa frihetsberövanden.Även civilrättsliga delar av en brottmålsdom torde omfattas av förbudet.Det finns dock undantag från förbudet som tar sikte just på advokatverksamhet och som möjliggör behandling av dessa uppgifter om behandlingen är nödvändig för kontroll av att jävssituation inte föreligger i advokatverksamhet eller annan juridisk verksamhet, Advokat femte mest framgångsrika affärskvinnan ADVOKATBYRÅN Baker & McKenzies koncernchef, Christine Lagarde, har utsetts till den femte mest framgångsrika kvinnliga chefen i Europa. Det är tidningen Wall Street Journal Europe som listat de 25 skickligaste affärskvinnorna i Europa. Fransyskan Christine Lagarde är den enda advokatbyråledaren på topplistan och Baker & McKenzie är den första advokatbyrån som förekommit på listan. Motiveringen till Lagardes placering är att Baker & McKenzie under hennes ledning gjort rekordresultat. ❖ ADVOKATEN #3 • 2002 21 samt om behandlingen endast avser enstaka uppgift som är nödvändig för att rättsliga anspråk skall kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i enskilt fall. PRAKTISK JURIDIK Vilken typ av rådgivning kan PuL föranleda för advokatkåren? Beroende på vilken klientstruktur byrån har kan PuL föranleda olika typer av rådgivning.Det kan handla om att vägleda en klient som anser att något företag i vilket han eller hon är kund eller kanske inte har någon relation alls begått ett övertramp.Det kan också handla om att göra omfattande genomgångar av såväl större som mindre företags personuppgiftsbehandlingar för att se om de är förenliga med PuL.Även andra ärenden av vitt skild karaktär påverkas av PuL genom att det t ex i ett outsourcingavtal måste tas hänsyn till ansvaret för behandlingen av personuppgifter.Pragmatiska och enkla lösningar är givetvis det som klienterna efterfrågar och i många fall är det också möjligt att tillhandahålla. Förutom denna traditionella rådgivning kan även frågan uppkomma om advokaten kan tänka sig att agera personuppgiftsombud för sin klient.Denna fråga har likheter med den omdebatterade frågan om MDP: kan en advokat åta sig uppdraget att objektivt granska och i förekommande fall anmäla sin klient? Enligt min uppfattning är det helt oförenligt med advokatens lojalitetsplikt att åta sig ett uppdrag som innebär att advokaten skall granska och anmäla sin klient till en myndighet.Advokatens uppgift är i stället att vägleda klienterna så att de uppfyller PuL och – för det fall vi märker att så inte är fallet – hjälpa dem att göra det.Bästa lösningen är dock enligt min mening att personuppgiftsombudet utses bland företagets egna medarbetare eftersom dessa har en bättre kunskap om företaget och dess personuppgiftsbehandlingar än en utomstående. AGNE LINDBERG Advokat