WE 1
2:2013 | Det LÄRaNDe FÖRetaGet Vetenskapsmän, tek
niker och forskare kunde då ägna åratal, till och med decennier, åt ett och samma projekt. Idag måste resultat produceras på kortare tid och de som är verksamma med ett projekt går vidare till något annat, kanske utanför Nasa, eller pensioneras. De tar med sig sina kunskaper och de erfarenheter de samlat på sig. Det blir svårare att upprätthålla ett mentorsystem. Istället för att läras upp av äldre erfarna anställda, som samlat på sig stora kunskaper kastas nya medarbetare in i projekt, utan att ha fått någon riktig introduktion till den egna organisationens historia och kultur eller lärdomar som dragits från tidigare processer. NASA definierar Knowledge Management som att rätt människor får rätt information vid rätt tidpunkt. Det handlar om att hjälpa människor att skapa kunskap, som delas och leder till handling och som på ett mätbart sätt förbättrar verksamheten. Vi talar om en organisation som skickade de första människorna till månen och som fortfarande har uppdraget att utforska rymden, att upptäcka det okända. Det är en organisation där det finns mycket kunskap, en väldig massa kunskap. Nasa – USA:s rymdstyrelse – har under många år arbetat med Knowledge Management, KM. I en strategisk plan, som antogs redan 2002, definierades begreppet: KM är att »rätt människor får rätt information vid rätt tidpunkt, och att hjälpa människor att skapa kunskap som delas och leder till handling som på ett mätbart sätt förbättrar verksamheten.« Det kan låta som en självklarhet att tillgänglig kunskap ska utnyttjas, men i praktiken är det åtskilliga hinder som ska övervinnas. Mängden information blir allt större och alltmer svåröverskådlig i ITsamhället. krav på ökad effektivitet Nasa möter, som andra organisationer, krav på ökad effektivitet och kortare omloppstider. Budgetbesparingar är av nöden när anslagen krymper. Sett i relation till den totala federala budgeten har Nasas andel nu krympt till den lägsta nivån sedan rymdstyrelsen grundades när president Dwight Eisenhower 1958 skrev under den lag som gavs namnet National Aeronatics and Space Act. Det var mindre än ett år efter att det gamla Sovjetunionen chockat västvärlden med Sputnik, den första rymdfarkosten i en bana runt jorden. Det kalla kriget, då två supermakter stod mot varandra, är över sedan länge och visioner om resor till fjärran planeter och fortsatt utforskning av rymden fångar inte på samma sätt den allmänna opinionens drömmar. Nasa kan inte räkna med stigande budgetmedel. En tid av lyx I efterhand har man inom Nasa talat om det som en tid av lyx när mångmiljardbelopp kunde spenderas på projekt som Apollo – som ledde till den första månlandningen 1969 – och hur det kunde följas upp med andra kostsamma program som 1970-talets Viking, de första rymdfarkosterna som sändes till Mars, och de senare rymdskyttlarna som skickades iväg på uppdrag med regelbundna mellanrum. 16 Lessons learned Redan i början av 2002, kort innan den strategiska planen för KM utformades, fick Nasa kritik av den granskande myndigheten General Accounting Office, GAO, USA:s motsvarighet till riksrevisionsverket. GAO konstaterade helt enkelt att Nasa misslyckats med att implementera en KMstrategi. Tillgänglig information och gjorda erfarenheter samlades inte in rutinmässigt. Materialet blev inte tillgängligt för befattningshavare som ledde pågående och planerade projekt. Organisationens högsta chefer var, enligt GAO, inte tillräckligt engagerade i att samla in och sprida de kunskaper som fanns att utnyttja. Bland de rekommendationer som gjordes fanns en uppmaning att uppgradera och förstärka informationssystemet Lessons Learned, en central del av Nasas KMstrategi. Rymdstyrelsens ledning förde aldrig fram några invändningar. Av allt att döma tyckte man att det var en klok idé som skulle genomföras. I den strategiska planen från 2002 betonades att Lessons Learned skulle prioriteras, så att systemet skulle fungera bättre som beslutsunderlag i det dagliga arbetet. Ifrågasatt system Lessons Learned är en sökbar databas som togs i bruk inom Nasa 1994 med avsikten att den skulle vara organisationens foto ShuttERStOCk.COm