Advokaten 1
Reportage Teknik Domstolarnas nya e-postsystem ge
r bättre personuppgiftskydd I oktober inför domstolarna ett system för säkrare e-post. Det nya systemet minskar risken för att känsliga uppgifter sprids. TEXT MAGNUS ANDERSSON FOTO ISTOCKPHOTO M en advokater och andra som kommunicerar med domstolarna måste utföra särskilda moment för att kunna läsa sina meddelanden och för att kunna hantera dem på ett praktiskt och advokatetiskt riktigt sätt. Varje dag skickar domstolarna stora mängder material till parter och partsföreträdare. Övergången till elektronisk kommunikation har inneburit att både domstolarna och de som domstolarna kommunicerar med sparar tid. Men en stor del av kommunikationen sker med vanlig post, eftersom många av meddelandena innehåller personuppgifter. Genom den nya kommunikationslösningen ska domstolarna kunna skicka meddelanden som innehåller känsliga uppgifter på ett säkert sätt. I dag finns olika metoder för att skydda uppgifter vid elektronisk kommunikation. Vid stora företagsöverlåtelser och andra känsliga affärsjuridiska transaktioner används ”säkra datarum”, där dokument finns tillgängliga endast för dem som är behöriga, och där det loggas vilka som har tagit del av vilken information. För säker kommunikation i andra sammanhang är det vanligt att använda VPNtjänster – tjänster för säkra datorförbindelser – eller epostkryptering. VPN kräver att de parter som vill kommunicera ansluter sig till en kommersiell VPNtjänst. Kryptering kräver att parterna har haft kontakt med varandra i förväg och har installerat särskilda program eller har utväxlat certifikat eller nycklar för kryptering och dekryptering. 14 Agneta Kornstrand. Domstolsverket har upphandlat ett system för säker epost. Fem domstolar har testat systemet. Nu får alla domstolar möjlighet att börja använda det. Många av de uppgifter som domstolarna hanterar är offentliga och skulle omedelbart lämnas ut om någon begärde ut dem. Men personuppgiftslagen innebär att det är nödvändigt att begränsa risken för okontrollerad spridning av uppgifterna. Med det system som ska införas hos domstolarna behöver mottagarna inte installera särskilda program eller utväxla certifikat eller nycklar. De elektroniska meddelandena skickas inte direkt till mottagaren. I stället lagras de krypterat på en säker server hos Domstolsverket. Domstolen skickar ett aviseringsmeddelande till mottagaren som innehåller en länk. När mottagaren – till exempel en advokat – klickar på länken, upprättas en säker förbindelse mellan mottagarens dator och Domstolsverkets server. Genom den säkra förbindelsen kan mottagaren ta del av meddelandet och besvara det på ett säkert sätt. Därmed är meddelandet skyddat från att obehöriga snappar upp det. MED DET NYA SYSTEMET kan domstolarna skicka meddelanden till ombud och partsföreträdare med tre olika säkerhetsnivåer. Den lägsta säkerhetsnivån motsvarar vanlig, okrypterad epost. När domstolen skickar ett meddelande på den mellersta säkerhetsnivån får mottagaren ett meddelande om att ett dokument finns på Domstolsverkets säkra server. Den högsta säkerhetsnivån innebär att mottagaren får epost om att en säkerhetskod skickas med SMS till mottagarens mobiltelefon. Säkerhetskoden behövs för att hämta meddelandet på Domstolsverkets server. Varje domstol måste själv ta ställning till med vilken säkerhetsnivå ett meddelande ska skickas. Meddelandena lagras i 30 dagar på Domstolsverkets server. Därefter raderas det. Därför är det viktigt att mottagaren hämtar det säkra meddelandet från servern så snart som möjligt. Om mottagaren vill ha tillgång till meddelandet senare, är det nödvändigt att spara det på den egna datorn eller att skriva ut det. Och om mottagaren inte stänger meddelandet genom att logga ut på rätt sätt, finns det risk att det går förlorat. Det går inte heller att vidarebefordra meddelandet direkt från den egna epostlådan. Meddelandet måste först sparas på den egna datorn. För advokater, som är vana vid att vidarebefordra meddelanden direkt till klienten, inneAdvokaten Nr 7 • 2013