WE 1
1:2017 |BUSINESS EXCELLENCE PLAN DO Kunden i foku
s Standarder är ett centralt men svårt begrepp inom administrationen. »Oftast är följsamheten i att använda sig av standarder låg för administrativa göromål. Det påverkar inte bara värdeskapandet och kundupplevelsen negativt. Det ökar även riskexponeringen.« Det som framför allt eftersträvas med Lean Administration är att säkerställa att det som produceras har ett kundvärde och att de anställda har en god känsla för vad det är som den interna kunden inom företaget respektive den externa kunden efterfrågar. »När det gäller administrativa processer i företag och myndigheter har medarbetarna en tendens till att inte alltid vara tillräckligt kalibrerade mot just efterfrågan och de har många gånger en dålig koll på de källor till slöseri, som dagligen sker i form av överproduktion, onödiga rörelser, väntetider, fel och kvalitetsbrister. Det är lätt när det gäller interna processer att glömma bort kunden och kundperspektivet. Hela lean-filosofin handlar just om att förstå det som är kundvärde och hur det kan förädlas«, säger Linus Larsson. Vem eller vilka bör leda lean-arbetet? Många som börjar med Lean Administration börjar i fel ände. »Att låta lean-teamet från fabriken leda införandet av lean i administrationen är oftast ingen lyckad lösning, då de lean-verktyg som fungerade i fabriken inte alltid räcker till för administrationen. Tvärtom, att införa 5S för ökad ordning och reda på kontoret leder ofta till att kunskapsarbetarna anser att lean-insatsen inte är något för dem, efter att de har tröttnat på att sortera gem och tejpa upp 42 CHECK ACT sig med små steg. Vi måste odla en kultur, där vi hela tiden vill sträva efter att bli bättre än tidigare. Detta innebär bland annat att ge tid för ledare och medarbetare att reflektera över avvikelser mellan plan och utfall, skapa en löpande dialog med kunderna avseende deras behov och etablera en stödjande struktur för det handgripliga arbetet med att arbeta med ständiga förbättringar«, säger Linus Lasson. »De positiva effekterna med lean i administrationen är många«, säger Linus Larsson, senior advisor vid Blue Insight Consulting Associates. var saxen och häftmaskinen ska ligga för att alla lätt ska kunna hitta dessa.« En bättre ledare av lean-processen är istället CFO:n, som redan ansvarar för en korrekt rapportering och minimering av risker. I många företag har också CFO:n linjeansvar för IT och annan typ av administration. »CFO:n är alltså en nyckelperson för att driva den administrativa utvecklingen. För att lyckas krävs ofta ett tätt samarbete mellan CFO:n och CIO:n, då mycket handlar om att förbättra informationshanteringen.« PDCA-cykeln central För att kunna arbeta med lean mer systematiskt, lära sig av det som redan görs och få mer drivkraft i förbättringsarbetet, så är det viktigt att använda sig av PDCA (Plan-Do-Check-Act)-cykeln. »Vi vill undvika att detta blir en kampanj och en engångsföreteelse. Det handlar hela tiden om att försöka förbättra Korrigering av avvikelser Arbetet med lean handlar också om att förstå varför det blir en avvikelse och sedan analysera orsaken till denna. »Om målet är att vi ska skriva 100 leverantörsfakturor idag och vi vill få systematik i arbetet och få en chans att lära oss av det vi gör, så måste vi följa hela faktureringsprocessen. Blir det i slutändan så att vi inte gör 100 utan 80 leverantörsfakturor, så har vi en avvikelse utifrån plan och vad vi har varit bemannade för.« Avvikelse beror på saker som vi kan påverka och sådant som vi inte kan påverka. »Underlagen från leverantörerna kanske inte är tillräckligt korrekta eller så kanske krångliga arbetsverktyg och en uppstyckad vardag har medfört att de som ska attestera fakturorna inte hinner med det. Vill vi hela tiden bli bättre måste vi fokusera på problemen och förebygga att de dyker upp igen.« Viktiga administrativa processer Även i ett företag med högt inslag av industriell produktion finns mängder med administrativa processer. Det mest uppenbara kanske är ekonomi-, inköps- och personalarbete. Andra exempel på arbetsuppgifter med högt administrativt inslag är utveckling av nya produkter, planering,