HSB Uppdraget 1
styrelseskolan | effektiva möten ”Vi är strukture
rade och väl förberedda inför mötet” Hos HSB brf Spegeln i Täby utanför Stockholm har man lyckats väl med att effektivisera sina möten. Ordförande Ken Larsson berättar vad som ligger bakom framgången. Text Åsa Bexell Hoffmann Foto Magnus Glans S 20 uppdraget # 1/ 2020 tyrelsen i bostadsrättsföreningen Spegeln har fått kläm på det där med god mötesteknik. Vid det senaste styrelsemötet avhandlades ett tjugotal ärenden på drygt en timme, vilket är ungefär hur det brukar se ut, enligt Ken Larsson. – Vi är strukturerade och väl förberedda inför mötet. Det är A och O. I de flesta fall vet vi redan i förväg vad beslutet med stor sannolikhet kommer att bli, men om det finns många åsikter kring ett ärende kan vi låta det rulla till nästa möte så folk hinner fundera lite, säger han. Då brukar ärendet hinna mogna. När det gäller upphandlingar och mer komplicerade ärenden är det extra viktigt att de är ordentligt bearbetade. Till det strukturerade arbetssättet hör att sekreteraren utifrån underlagen kan förbereda protokollet och sedan bara komplettera med beslutstexten under mötet. – När mötet är avslutat skrivs protokollet ut och justeras innan vi skiljs åt, säger Ken. Den som ansvarar för ärendet måste kunna visa exakt vad saker och ting kostar, så att alla som ska vara med och fatta beslut förstår precis vad det handlar om. Man ska även visa varför det ska genomföras, samt vad effekterna blir på kort och lång sikt. Styrelsen har som princip att alla ska vara överens, och Ken menar att det i 90 procent av fallen inte råder någon tvekan kring besluten. – Vi har nog bara behövt ta till omröstning två gånger de senaste tio åren, säger han. EN AV ANLEDNINGARNA TILL att HSB brf Spegeln har lyckats så bra med att effektivisera sina möten, är att ledamöterna har möjlighet att sätta sig in i ärenden mellan mötena. – Vi arbetar aktivt med molntjänsten Dropbox, där alla ärenden som kommer in sparas digitalt i en specifik mapp för att tas upp på nästa möte. Ledamöterna kan när som helst gå in i mappen och se vilka ärenden som finns där. På så vis kan vi vid behov prata igenom dem innan det är dags att fatta beslut, berättar Ken. Styrelsen har också hittat enkla lösningar på vanliga orsaker till att möten drar ut på tiden, som till exempel att deltagarna avviker från ämnet eller tar upp ärenden som redan är avhandlade eller inte är styrelsefrågor över huvud taget. – Visst händer det, men vi börjar alltid varje ärende med att visa det på väggen. Då brukar det vara lätt att hitta tillbaka ifall någon svävar ut lite, säger Ken. EN ANNAN NYCKEL till bostadsrättsföreningens effektiva möten är att ledamöterna överlag har en bred kompetens. ”Kom ihåg att styrelsemötet är ett beslutsorgan, så där tar man bara upp sådant som behöver beslutas.” →Roland Edström, vice ordförande och Ken Larsson, ordförande i HSB brf Spegeln har funnit nycklar till produktiva styrelsemöten.