Årsredovisning Örebrobostäder AB 2019 1
Årsredovisning Örebrobostäder AB 2019 Hållbarhetsr
apport
Hållbarhetsrapport God arbetsmiljö Ett digitalt v
erktyg för ordning och reda Sedan sommaren 2019 finns ÖBOs styrande och stödjande dokument samt fastighetsdokumentation samlad i SharePoint. Totalt har mer än en halv miljon dokument hittat sin rätta, sökbara plats. Och plattformen växer dag för dag. ÖBO har under lång tid arbetat för att skapa en fungerande SharePointlösning utan att nå hela vägen. Hösten 2018 togs ett omtag. – Vi utgick ifrån mottot ”Vi ska ha fastighetsdokumentation värd namnet!” säger Kristoffer Englund, IT-projektledare, som fick uppdraget att samordna färdigställandet av vår dokumenthantering. Tydlig organisation – Det första vi gjorde var att sätta ett tajt slutdatum för etapp 1. Samtidigt byggde vi upp en projektorganisation med en huvudprojektledare och flera delprojektledare. Dessutom hade vi referensgrupper för användare och förvaltning samt en styrgrupp. Till vår hjälp fanns även interna förbättringsledare som deltog för att påverka leveranser och tycka till. Man arbetade också med en extern konsult som byggde lösningen utifrån vår kravställning samt en underleverantör som skapade integrationer mellan ingående system. – Alla deltagare i projektet jobbade hårt för att vi skulle nå målet, säger Kristoffer. En väg in Med SharePoint har medarbetarna fått ett system för att hitta de senaste dokumenten inom processerna eller fastighetsdokumentation. Det finns även funktioner som stödjer versionshantering och flöden. Den största vinsten är ordning och reda. Nu kan alla inom företaget se samma dokument. – Grunden är en bra sökfunktion. Alla är vana att ”googla”. Utbildning har förstås också varit en stor del i implementeringen med kurser, föreläsningar, öppna forum, digitala guider samt frågor och svar. – Många använder verktyget dagligen, medan andra mjukstartat. Det här är ett verktyg som vi alla ska använda oss av inom ÖBO, och i takt med att man ser nyttan kommer fler och fler att söka sig hit. Projektets tre delar: • En tydlig och användarvänlig infrastruktur och design. • En verksamhetsbok för styrande och stödjande dokument. • En plats med fastighetsdokumentation för projekt, projektarkiv och förvaltning. 42
Årsredovisning Örebrobostäder AB 2019 Året i siffr
or ÖrebroBostäder AB
Årsredovisning Örebrobostäder AB 2019 ÖBO Omsorgsf
astigheter AB
Årsredovisning Örebrobostäder AB 2019 Västerporten
Fastigheter i Örebro AB
Årsredovisning Örebrobostäder AB 2019 ÖBO Husaren
AB
Årsredovisning Örebrobostäder AB 2019 Fastighetsbe
stånd
Årsredovisning Örebrobostäder AB 2019 Ordlista/ De
finitioner
Årsredovisning Örebrobostäder AB 2019 Kartor