Års- och hållbarhetsredovisning 2021 1
FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPO
RT HSB KOD FÖR FÖRENINGSSTYRNING HSBs Kod för föreningsstyrning (Koden) antogs första gången 2007 på HSBs förbundsstämma och började gälla i januari 2008. Med utgångspunkt i ”Svensk kod för bolagsstyrning”, de kooperativa principerna och HSBs grundläggande värderingar är den utformad särskilt för HSB-rörelsen. Syftet med Koden är att utgöra ett verktyg för att säkerställa en öppen och genomlyst organisation där varje medlem som så önskar, ska ha insyn i verksamheten och möjlighet att påverka. Koden ska också bidra till att HSB styrs på ett för medlemmarna hållbart och effektivt sätt. Koden gäller HSB-föreningar, HSB nationella och regionala bolag samt HSB Riksförbund. Aktuell version av Koden trädde i kraft den 1 januari 2021 och gäller tills vidare. Nytt för 2021 är att Koden ska tillämpas enligt principen ”följ och förklara” (till skillnad från tidigare ”följ eller förklara”). Denna föreningsstyrningsrapport är HSB Skånes första enligt Kodens nya lydelse. Strukturen skiljer sig väsentligt från tidigare föreningsstyrningsrapporter genom att denna rapport utgår från Kodens åtta principer. Varje avsnitt inleds med principens lydelse i Koden. Därefter följer en förklaring av hur principen har följts under året. PRINCIP 1 SYFTE OCH MEDLEMSNYTTA ”Styrelsen ska säkerställa att föreningens syfte, värdegrund och strategier utgår från medlemmarnas mening och att föreningen långsiktigt levererar medlemsnytta. Styrelsen ska säkerställa att föreningen har en öppen kommunikation med intressenter, det vill säga medlemmar, kunder, medarbetare, leverantörer/samarbetspartners och samhället lokalt/globalt, samt lägga fast riktlinjer för föreningens uppträdande i samhället och ange vilka regelverk och principer som föreningen följer”. HSB Skåne är en svensk ekonomisk förening med säte i Lund. Föreningens ändamål är att främja de drygt 30 000 medlemmarnas ekonomiska intressen. Styrningen utgår ifrån stadgar, lag om ekonomiska föreningar och HSBs gemensamma styrdokument, antagna policys och de kooperativa principerna. Den långsiktiga visionen för HSB är att vara den aktör som har bäst anseende hos alla intressenter när det gäller boendet. HSB Skåne strävar efter att omsätta HSBs kärnvärderingar ETHOS (Engagemang, Trygghet, Hållbarhet, Omsorg och Samverkan) i praktiken för att skapa såväl ekonomisk nytta som nytta bortom ekonomiska värden. ETHOS genomsyrar all verksamhet för att i samverkan med medlemmarna åstadkomma ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet. HSB Skåne redovisar sitt hållbarhetsarbete i Års- och hållbarhetsredovisningen. Här anges också de övergripande regler och principer som HSB Skåne förhåller sig till. Styrelsen reviderar och fastställer årligen ett antal policys som reglerar hur föreningen ställer sig och ska agera i vissa frågor. KOMMUNIKATION OCH AKTIVITETER FÖR MÖTEN Intressentdialog förs regelbundet i olika forum. Regelbundna nyhetsbrev säkerställer en solid grund av aktuell och enhetlig informationsgivning till medlemmar, kunder, medarbetare och hyresgäster. Styrelsen informerar regelbundet ägarna om aktuella ägar- och föreningsstyrningsfrågor genom styrelsebrev, vilket skickats två gånger under 2021. HSB Skåne prioriterar kommunikation med medlemmarna genom mänskliga möten. Med en stark lokal förankring förs dialog i våra intressenters närmiljö och vardag. Under 2021 genomfördes, trots restriktioner på grund av pandemin, flertalet aktiviteter med personliga möten. Styrelsekonferens, Barnkollo, Barngala, Mogenkollo och Personaldag är exempel på det som beskrivs närmare i Års- och hållbarhetsredovisningen. Där beskrivs också HSB Skånes arbete med intressentdialog baserad på HSB Riksförbunds intressentdialog. Pandemin har utmanat traditionella sätt att mötas. Delaktighet och engagemang har säkerställts genom satsningar på digitala möten, både internt och externt. Ordinarie föreningsstämma, Medlemsgruppens årsmöte, flertalet utbildningar och kundmöten hölls under året digitalt. Därigenom har dialogen trots restriktioner hållits öppen och aktuell. Digital samverkan har även nationellt inom HSB genom nätverk och utbildningar, t.ex. om GDPR och Informationssäkerhet. UPPFÖLJNING Uppföljning sker genom löpande och årlig målavstämning med ledning och styrelse. Årlig målavstämning genomfördes vid styrelsemöte den 17 juni 2021. Nöjd medarbetarundersökning (NMI) görs vartannat år. Från och med 2021 görs därutöver mindre och tätare medarbetarundersökningar, pulsmätning, vilket genomfördes vid två tillfällen 2021. Regelbundet görs även kundundersökningar. Under 2021 genomfördes två, varav en riktad till hyresgäster och en till förvaltningskunder. PRINCIP 2 DEMOKRATISKA PROCESSER HSB har demokratiska processer där medlemmarnas mening får ett tydligt genomslag. Processerna ska på ett öppet och transparent sätt främja medlemmarnas medverkan i olika forum och ge möjlighet till påverkan och insyn i verksamheten. Medlemmarna utser också representanter till de högsta beslutande organen. Styrelsen ska kontinuerligt utvärdera föreningens demokratiska organisation och vid behov initiera förändringar. FÖRENINGSSTÄMMAN, MEDLEMSGRUPPER OCH FULLMÄKTIGE Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. Stämmans befogenheter utövas helt av fullmäktige. Fullmäktige väljs av medlemmarna genom Boendemedlemsgruppen respektive Medlemsgruppen enligt principen en fullmäktig och en suppleant per påbörjat grundtal. Grundtalet fastställs årligen av föreningsstämman. Grundtalet för HSB Skåne är 200. Antalet medlemmar i respektive grupp fastställs per den 31 december föregående år. Den 31 december 2020 uppgick antalet medlemsföreningar i Boendemedlemsgruppen till 232. Av dessa hade 13 föreningar rätt att utse två fullmäktige. Två föreningar hade rätt att utse tre fullmäktige. Antalet medlemmar i Medlemsgruppen uppgick per samma datum till 10 063 personer. Vid Medlemsgruppens årsmöte den 10 februari 2021 valdes 4 fullmäktige (av 51 möjliga). Deltagandet i Medlemsgruppen är inte tillfredställande. Under 2022 kommer åtgärder att vidtas för att stärka gruppens deltagande i den demokratiska processen. FÖRENINGSORGANEN Stämman väljer styrelse med uppgift att svara för föreningens organisation och förvaltning. Styrelsens sammansättning och arbete beskrivs nedan under Princip 6. Utöver styrelse väljer föreningsstämman valberedning och föreningsgranskare och beslutar om instruktion för dessa. Revisorerna ska till antalet vara lägst en och högst två. Av dessa utses alltid en revisor av HSB Riksförbund. Under 2021 har PwC varit av HSB Riksförbund utsedd revisor. Valberedningens arbete beskrivs närmare under Princip 5 nedan. För revisorernas och föreningsgranskarnas uppdrag och arbete redogörs närmare under Princip 8 nedan. MOTIONER Av stadgarna framgår att medlem och fullmäktige som vill ha ett ärende behandlat av stämman ska inkomma med motion före feHSB SKÅNE • ÅRS- OCH HÅLLBARHETSREDOVISNING 2021| 115