Års- och hållbarhetsredovisning 2021 1
FÖRENINGSTYRNINGSRAPPORT STYRELSENS SAMMANSÄTTNIN
G Styrelsen består av nio ledamöter, varav sju förtroendevalda och två arbetstagarrepresentanter. Samtliga förtroendevalda ledamöter är oberoende i förhållande till föreningen och ledningen. Vd och vice vd är adjungerade i styrelsen. Fullständig presentation av styrelsens ledamöter i enlighet med Koden finns i årsredovisningen och på föreningens webbplats. Styrelsens sammansättning speglar mål om geografisk spridning enligt valberedningsinstruktionen. Styrelsens övergripande uppgift är att förvalta HSB Skånes angelägenheter så att medlemmarnas ekonomiska intressen tillgodoses på bästa möjliga sätt. Styrelsens arbete styrs av en arbetsordning som bland annat reglerar arbetsfördelning och ansvar mellan styrelsen, ordförande och vd. Arbetsordningen uppdateras och fastställs årligen, vilket 2021 skedde vid styrelsemöte den 17 december. STYRELSENS ARBETE Styrelsen ska enligt arbetsordningen hålla minst sex sammanträden per år. Styrelsen arbetar efter en fastlagd årscykel som återspeglas genom att varje mötestillfälle har för årscykeln fastställda ärenden. Styrelsens arbetsordning uppställer därutöver vissa rapporteringspunkter som alltid ska förekomma. Styrelsens ordförande och vd bereder handlingarna och fastställer dagordning. Handlingar ska enligt arbetsordningen publiceras en vecka innan ordinarie styrelsemöte på föreningens digitala styrelseportal. Vid behov ska extra sammanträden hållas. Styrelsen har under 2021 haft 12 sammanträden varav ett sammanträde per capsulam. Ledamöternas närvaro vid styrelsemöten framgår av års- och hållbarhetsredovisningen. Styrelsen har under 2021 genomfört utvärdering av styrelsens arbete med hjälp av ett webbaserat verktyg med frågeformulär - ”Enkät styrelseutvärdering HSB”. Den 10 februari 2022 genomfördes en fördjupad analys av resultaten för planering av fortsatt arbete utifrån utvärderingens utfall. Valberedningen har delgivits resultaten av utvärderingen. PRINCIP 7 ERSÄTTNING TILL LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE Föreningen ska ha övergripande riktlinjer för ersättningar och villkor till ledande befattningshavare (vd och ledningsgrupp). Riktlinjerna ska tydligt ange hur ersättningar och villkor för vd och ledande befattningshavare fastställs. Styrelsen ska inrätta ett ersättningsutskott eller själv fullgöra uppgiften. Principer om ersättningar till ledande befattningshavare ska beslutas av styrelsen och redovisas i årsredovisningen. Föreningens revisor ska granska hur principerna om ersättning till ledande befattningshavare har tillämpats. HSB Skånes företagsledning ersätts enligt de principer som fastställts genom Löne- och förmånspolicy och som gäller för samtliga medarbetare. Löne- och förmånspolicyn fastställdes senast den 28 oktober 2021, vilken anger att lönesättningen ska vara individuell och differentierad, baserad på systematiska bedömningar av i policyn angivna kriterier. Beslut om tillsättning och ingångslön för befattning direkt underställd VD ska enligt HSB Skånes arbetsinstruktion för VD alltid fattas av styrelsen. Rörliga ersättningar tillämpas varken för vd eller annan ledande befattningshavare. Ersättning till verkställande direktör framgår av årsredovisningen. VD erhåller därutöver enligt avtal sjukvårdsförsäkring. Förmåner kan utgå istället för lön. Förmånsbil kan erbjudas personer i företagets ledning, chefer och de medarbetare som kör mycket i tjänsten och har stort behov av bil i tjänsten. Fritt drivmedel till förmånsbilen kan erbjudas personer i företagets ledning och chefer som kör mycket. Som ett led i HSB Skånes jämställdhets- och likabehandlingsarbete görs varje år en löneanalys för att förhindra och åtgärda eventuella osakliga löneskillnader av diskriminerande karaktär. PRINCIP 8 REVISION, RISK OCH INTERN KONTROLL Styrelsen ska etablera ett ramverk och processer för riskhantering och intern kontroll. Det ska vara anpassat till verksamhetens komplexitet och omfattning och vara föremål för årlig utvärdering. Styrelsen ska se till att föreningsgranskarna har tillgång till relevant information om verksamheten och ett reglerat samarbete med externa revisorer. INTERN RAPPORTERING Basen för den ekonomiska informationen till styrelsen är fullständiga bokslut med resultat- och balansräkning varje tertial. Varje tertial lämnas rapport över företagets finansiella situation i form av belåning, ränterisker och likviditet. En sammanställning som visar resultatet per enhet presenteras minst en gång per verksamhetsår. Enligt arbetsordningens obligatoriska punkter sker rapportering och uppföljning avseende löpande enligt viss föreskriven ordning. ISO-REVISION HSB Skåne är certifierat enligt ISO 9001 och ISO 14001. Genom system för avvikelserapportering följs efterlevnaden av rutiner i Miljö- och Kvalitetsledningssystem upp. ISO-revision sker årligen. REVISION Antalet revisorer ska enligt föreningens stadgar vara lägst en och högst två, varav en alltid utses av HSB Riksförbund. Föreningsstämman 2021 beslutade att en revisor skulle utses. I enlighet med förslag från HSB Skånes valberedning utsåg HSB Riksförbund PwC till revisor, med Pär Hammensjö som huvudansvarig revisor. Styrelsen träffar revisorerna vid minst ett mötestillfälle under året. Revisionen redovisas genom revisionsberättelsen i årsredovisningen. FÖRENINGSGRANSKARE Vid ordinarie föreningsstämma väljs föreningsgranskare. Föreningsgranskarna ska till antalet vara lägst en och högst fyra. Val av föreningsgranskare ska beredas av valberedningen. Mandattiden är till slutet av nästa ordinarie föreningsstämma. Föreningsgranskarnas uppgift är att granska medlemmarnas rätt till insyn och inflytande i föreningen. Stämman fastställer också instruktion för föreningsgranskarna. Föreningsstämman 2021 valde Kjell Birgersson och André Håkansson till föreningsgranskare. Föreningsgranskarna arbetar på uppdrag av stämman enligt fastställd instruktion. Granskningen tar sin utgångspunkt i Koden och denna föreningsstyrningsrapport. Arbetet bör samordnas med föreningens revisor. Föreningsgranskarna har tillgång till styrelseportalen och därigenom till styrelsens protokoll och övrig dokumentation. Därutöver kan granskningen utföras genom intervjuer med ledning och styrelse, och vid behov stickprovsvisa kontroller. Föreningsgranskarnas arbete redovisas i deras granskningsrapport. HSB SKÅNE • ÅRS- OCH HÅLLBARHETSREDOVISNING 2021| 117