Årsredovisning 2018 1
Årsredovisning 2018 2018 i korthet
Årsredovisning 2018 Vd har ordet
Årsredovisning 2018 Verksamhetsstyrning
Årsredovisning 2018 Kunder
Årsredovisning 2018 Projekt- och fastighetsutveckl
ing
Årsredovisning 2018 Nyproduktion
Årsredovisning 2018 HÅLLBARHETSRAPPORT
Årsredovisning 2018 Marknaden och fastighetsbestån
det
Årsredovisning 2018 Fastighetsvärdering
Årsredovisning 2018 Finansiering
Årsredovisning 2018 Bolagsstyrningsrapport
INTERN KONTROLL AV DEN FINANSIELLA RAPPORTERINGEN
Styrelsen ansvarar, i enlighet med den svenska aktiebolagslagen och Koden, för den interna kontrollen i bolaget. Detta avsnitt beskriver hur den interna kontrollen, avseende den finansiella rapporteringen, fungerar. Beskrivningen innehåller inte några uttalanden med avseende på kvaliteten på den interna kontrollen. Beskrivningen har heller inte granskats av bolagets revisorer. KONTROLLMILJÖ Styrelsen har det övergripande ansvaret för att säkerställa god intern kontroll och effektiv riskhantering. Styrelsen fastställer årligen en arbetsordning för såväl styrelsen som verkställande direktör. Styrelsens arbetsordning reglerar ansvar och arbetsfördelning. Styrelsen har beslutat att hela styrelsen utgör revisions och ersättningsutskott. Vidare utgörs valberedningen, till följd av den begränsade ägarkretsen, av styrelsens ägarrepresentant och ordförande. Styrelsens kontroll sker genom fastställande av ett antal styrdokument: • Policyer och riktlinjer • Vd instruktion • Besluts och attestordning • Affärsplan och strategier Utifrån styrdokumenten ansvarar verkställande direktören för att utforma och upprätthålla system och processer för att minimera risker i verksamheten och den finansiella rapporteringen. För utom ovan styrdokument finns delegationsordningar, rollbeskrivningar och andra instruktioner som reglerar alla medarbetares ansvar och befogenheter. Standar diserade rutiner för styrning och rapportering finns. Väsentliga affärsprocesser har kartlagts och dokumenterats för att säkerställa en god kontrollmiljö. Uthyrning, inköp, avisering och bokslut är exempel på processer som dokumenterats. Utveckling och uppföljning av processerna görs kontinuerligt i syfte att förbättra och effektivisera den finansiella rapporteringen och styrningen av verksamheten. RISKBEDÖMNING Riskbedömning avseende den finansiella rapporteringen hos Willhem syftar till att identifiera och utvärdera de mest väsentliga risker som påverkar den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Riskbedömning görs år ligen som en del av bolagets affärs och verksamhetsplanering. Förutom en årlig riskanalys på företagsövergripande nivå, har riskanalyser på orts och processnivå genomförts eller uppdaterats. Kritiska riskområden för den finansiella rapporteringen är poster där värdena i transaktionerna är stora eller processen mycket komplex med behov av en stark intern kontroll. Tre viktiga riskområden är fastighetsvärdering, investeringar/ projekt och finansieringsverksamhet. Fastighetsvärdering Värderingen av fastigheter styrs av en policy och riktlinjer för värdering som årligen beslutas av styrelsen. Av policyn och riktlinjerna framgår bland annat att bolaget ska genomföra kvartalsvisa värderingar. Vid varje årsskifte ska hela fastighetsbeståndet värderas av externa värderare. Övriga kvartal görs interna värderingar, där avstämning med värderingsfirmorna sker i enlighet med värderingsprocessen. Fastighetsvärdering innehåller antaganden och bedömningar varför avstämning med externa värderingsfirmor tillsammans med bolagets egna kvalificerade analyser och bedömningar är viktigt för att korrekt kunna redovisa fastigheternas marknads värden. Utöver detta utför styrelsen årligen en kontroll av fastighetsvärdena genom att utse en ledamot som styrelsens värderings granskare. Investeringar/projekt Under 2018 har bolaget investerat totalt 1 244 Mkr varav 834 Mkr avser befintligt fastighetsbestånd samt 410 Mkr avser nyproduktion. För att minimera investerings och projektrisker och säkerställa en rimlig avkastning har bolaget en pro cess för att starta projekt. Processen kräver noggrann kalkylering och dokumentation. Upphandlingar styrs av bolagets policy och riktlinjer för inköp. Av besluts och attestordning framgår vem som slutligt godkänner en investering eller projekt beroende på storleken på projekt. Stora investeringar beslutas alltid av styrelsen likaså nyproduktionsprojekt. Finansieringsverksamheten Bolaget är verksam i en kapitalintensiv bransch vilket medför olika finansiella risker. De främsta riskerna är refinansierings och ränterisk. All finansieringsverksamhet i bolaget styrs av en finanspolicy, som styrelsen fastställer årligen. Rapportering av finansverksamheten med tillhörande compliance rapport sker på varje styrelsemöte under året. Övriga riskområden Övriga riskområden som analyseras kontinuerligt för att säkerställa effektiva kontroller är: • Uthyrning • Inköp • Skatt • ITmiljö • Bokslutprocessen Risker i den finansiella rapporteringen diskuteras löpande med bolagets revisorer. KONTROLLAKTIVITETER Olika typer av kontrollaktiviteter finns för att förhindra att fel uppstår. Kontrollerna kan vara såväl systemsatta som manuella och görs både på företagsövergripande nivå men också på områdes och processWILLHEM ÅRSREDOVISNING 2018 35
Årsredovisning 2018 Styrelse
Årsredovisning 2018 Ledning
Årsredovisning 2018 FINANSIELL RAPPORTERING
Årsredovisning 2018 Förvaltningsberättelse
Årsredovisning 2018 Koncernens rapporter
Årsredovisning 2018 Koncernens redovisningsprincip
er och noter
Årsredovisning 2018 Moderbolagets räkningar
Årsredovisning 2018 Moderbolagets redovisningsprin
ciper och noter
Årsredovisning 2018 Årsredovisningens undertecknan
de
Årsredovisning 2018 Revisionsberättelse
Årsredovisning 2018 Nyckeltal och definitioner
Årsredovisning 2018 Fastighetsförteckning
Årsredovisning 2018 Kompletterande hållbarhetsinfo
rmation och GRI-index