AMES 1
KRÖNIKA GDPR OCH DIGITALISERING TEXT: HENRIK HESL
YK FOTO: CRELLE Min arbetsgivare undrade hur all den information vi hade om medarbetarna skulle lagras i framtiden. Det fanns inga gränser för volymen när vi blev alltmer digitala. Då kom GDPR. Vår tolkning av detta regelverk blev att all sparad medarbetarinformation skulle vara relevant och kunna göras tillgänglig och bli korrigerad om medarbetaren så önskade. Vi valde att se GDPR som en chans till utvecklad delaktighet och medarbetarskap. Vi började se allt material om medarbetarna som något gemensamt och som skulle behöva delas. Vi ville gärna få till en större involvering i medarbetarutvecklingen så frågan var inte om vi skulle ha underlag utan vad som var relevant? • Vad skall vi spara och hur länge gällde exempelvis testresultat? Hade vi kanske redan tillräckligt med information? Och hur användes den för att göra oss bättre? Ett givet område på grund av att vi var i stark tillväxt var vår kompetensförsörjning. Vi behövde ständigt bli fler som kunde mer. De flesta av våra processer kunde behöva gå lite fortare och metoderna behövde bli lite mer pricksäkra. • Hur kan vi göra så att detta gjorde oss mer attraktiva som arbetsgivare och bli fler som är engagerade i slutänden? Först och främst behövde vi samsyn kring vart vi ville och ha en strategi för det. Detta skulle kunna minska den variation som fanns mellan chefernas metodval och använda lösningar. Det spretade betänkligt. Avdelningarna gjorde olika och ingen var särskilt pigg på förändringar av det egna sättet. Exempelvis hur chefer arbetade med området medarbetarutveckling. • Hur genomfördes medarbetarundersökningar i praktiken och hur följdes de upp? • Hur lyckades vi att få medarbetarsamtalet att bli grunden för utvecklingsplaner? Medarbetarsamtalet var det verktyg som ofta diskuterades. Inte så konstigt eftersom det ger en bra möjlighet till fördjupad dialog kring de faktorer som får människor att vilja stanna och förstås kunna upptäcka avslutsrisker. Detta är förstå även idag väldigt aktuellt då ungefär hälften av alla anställda i Sverige sägs gå med aktiva funderingar på att byta jobb. Många byter också, upp mot en tredjedel inom 45 dagar, inom vissa områden. Vi ser en särskild ökning i gruppen unga välutbildade. Och det är den gruppen många företag söker alltmer. De anger saknade utvecklingsmöjligheter som främsta skäl. Det verkar viktigare än lönen även om vi hör annat i mediedebatten. När vi gjorde fler underlag tillgängliga för medarbetarna kunde de också bli mer ansvarig för uppdateringar. I materialet fanns rapporter kring personlighetsprofiler från rekryteringstillfället, beslutade anställningsvillkor, uppföljning av introduktionssteg och vad vi diskuterat vid medarbetarsamtal. Det viktigaste var förstås utvecklingsplaneringen. Den gav oss en rörelse, att saker lades till och att vi tog steg framåt. Förutom att informationen gjordes tillgänglig för medarbetare och närmaste chef involverades HR. Det visade sig vara en viktig del för att få kontinuitet, detta att ha en tredje part, som minskade risken för att informationen ”försvann” vid chefsbyte, ”hamnade mellan två stolar” eller vid meningsskiljaktigheter. Vad fick vi för resultat? Det första vi såg var att intresset för ökad tillgänglighet var stort men att vi behövde en metod för hur det skulle fungera i praktiken. Det blev annars svårt för alla att driva processen framåt. När vi saknade det fick vi bakläxa. Ett fåtal medarbetare ville inte delta. De ”orkade inte” fundera så mycket på sin egen utveckling utan var nöjda med hur saker redan fungerade. En del av dessa kom med senare men inte alla. Även våra mest hängivna ville ha en tydlig metod som gjorde att de kunde börja utveckla sig själva mer målinriktat. De ville veta hur de skulle göra konkret. De såg direkt att den egna utvecklingen var den mest betydelsefulla framgångsfaktorn för sitt behålla ett hållbart engagemang. Våra erfarenheter, tillsammans med flera undersökningar, visade att utvecklingsmöjligheterna var viktigare än lönen. Ersättningen var inte alls är lika avgörande för uppfattningen om en arbetsgivares attraktivitet som utvecklingsmöjligheterna Jag fick själv känna på det svåra med utvecklingsplanering. Särskilt i början då vi saknade en metod. Det blev snabbt för mycket drömmar men också det omvända, där hinder och andras tillkortakommanden fick för mycket plats. • När jag ställdes inför uppgiften att formulera mina egna mål och det jag siktade på insåg jag att det inte är helt lätt. Det Henrik Heslyk leg. psykolog gick trögt fram till att jag accepterade att jag behövde hjälp. Jag gick till mina kollegor och min chef. Då började saker hända. Jag fick erkänna mitt behov av att få veta hur jag uppfattades andra och började följa en mer systematisk feedbackmodell. Det gjorde att jag kunde börja träna på rätt saker. Nyckeln var att få syn på mina starka sidor, mina förbättringsområden utifrån hur jag uppfattades och hur jag ville framstå i andras ögon Det blev ett kontinuerligt förändringsprojekt. Målet vi ville uppnå var att kunna skapa och underhålla en ”lärande kultur”. Den skulle uppmuntra fler att prova nya saker, ge varandra återkoppling, ta upp erfarenheter och fira framgångar. Slutsatsen är att GDPR hjälpte oss. Vi lärde oss snabbare att vettigt hantera en allt större mängd data som all digitalisering möjliggjorde. Reglerna gav oss en ram runt vad vi skulle spara och det påskyndade involveringen av våra medarbetare i ett förändringsarbete. Ur detta kom både mer samsyn, samverkan och samarbete. Genom att bygga den strukturen fick vi något mer att hålla oss i vilket tillät att vi bättre kunde odla fram en mer hållbar och engagerad kultur Frågor som vi ställde oss i vårt förändringsarbete: • Vad vill vi uppnå? • Finns det del och slutmål? • Vilka mått avgöra att vi är framme? • Är planen förankrad hos alla sponsorer? • Finns beredskap för ändringar? • Finns det tillräckligt med tid? ® Vi hjälper företag och företagare med juridisk rådgivning Maminza Advokatbyrå AB Järnvägsgatan 10, 582 22 Linköping, Sweden Sankt Annegatan 7, 611 34 Nyköping, Sweden Tel (växel): 010 - 165 00 30 www.maminza.com 34