HBV Hållbarhetsrapport 1
HBV HÅLLBARHETSRAPPORT 2020 Digital utveckling Di
gitaliseringsarbetet pågår kontinuerligt och är en del i HBVs hållbarhetsarbete, dessa områden har vi arbetat med under 2020: E-faktura Under året tog vi emot 683 000 (665 000) leverantörsfakturor med koppling till beställarnas avrop och det innebär 100 (99) procent efakturor. Av antalet inkomna samt utgående fakturor var det 0,8 procent respektive 3,1 procent som behövde manuell hantering under året. Det är både tidskrävande och kostnadsdrivande för alla parter. För att stävja detta anordnar vi träffar med temat effektiva och hållbara beställningar för våra medlemmar och träffarna har lett till positiva resultat. HBVs kalkylerade kostnad för åtgärdande av felaktiga fakturor var under 2020 cirka 945 tkr (2 Mkr). Efakturor har högre krav på uppgifter som måste finnas med och dokumenteras av beställare vid varje avrop. Merarbete för samtliga inblandade parter har uppstått där beställningar bland annat saknat kunduppgifter som krävs för att ett e-fakturaflöde ska fungera på bästa sätt. Under 2020 tog vi emot cirka 1,37 (1,33) miljoner fakturor från leverantörerna som sedan skickades vidare till beställarna. Andelen efakturor som skickades till beställarna var 83 (80) procent. Vårt mål är att andelen efakturor ska vara 100 procent. Miljöspendanalys Denna funktion för att mäta miljöpåverkan från de varor som avropas på våra avtal utvecklades under 2019 och har under året testats och förfinats i HBVs beslutsstödsystem. Funktionen beräknar med hjälp av belastningsvariabler fram miljöpåverkan i form av CO2belastning. Tillsammans med Upphandlingsmyndigheten har fler belastningsvariabler tagits fram med hjälp av beräkningar från IVL Svenska Miljöinstitutet. Den uppgraderade modellen kommer att implementeras i vårt beslutsstödsystem inom kort. Cirkularitet Cirkularitet eller cirkulär ekonomi är ett verktyg för att minska vår resursanvändning och miljöpåverkan. Cirkulär ekonomi handlar om att resurser i samhället behålls i kretslopp istället för att bli avfall. Det betyder att vi inte ska slösa med våra resurser, använda dem flera gånger och bara använda varor tillverkade av material som inte är skadliga för vår miljö. HBV är tillsammans med fem av sina medlemmar, Miljö och avfallsbyrån i Mälardalen AB, Statistiska centralbyrån (SCB), Sveriges geologiska undersökning (SGU) och Eskilstuna Energi och Miljö AB, delaktiga i ett projekt gällande beräkningar av cirkulära flöden, be nämnt ”Det som mäts blir gjort”. För att mäta cirkularitet måste både in- och utflöde av fysiska resurser hos både producent och an vändare ingå, vilket gör beräkningarna relativt komplexa. Projektet syftar till att se om det är genomförbart och om det går att ta fram en metod för ändamålet. Målsättningen är att erfarenheterna ska göra att mätandet blir hante rligt och kan komma till användning i andra organisationers egna arbete. HBV kommer att delta i projektet då antalet produkter och fysiska resurser som används i fastighetsförvaltningen i betydande del avropas genom våra avtal. Contract Lifecycle Management (CLM) För att upprätta uppföljningsplaner och arbeta mer strukturerat med avtalsuppföljning har HBV under 2020 implementerat ett nytt stödsystem, CLM. De hållbarhetskrav som skrivs in i våra upphandlingar och som ska följas upp, överförs enkelt uttryckt till ett GANTschema i CLMet. Det är i upphandlingen kraven ställs och hur uppföljning ska ske medan CLMet hjälper till med schemaläggning. 5