Advokaten 1
Digital revolution pågår på samfundet Advokatsamf
undet satsar kraftfullt på IT. Nu har den stora satsningen på det datoriserade dokumenthanteringssystemet varit i drift ett år med lyckat resultat. D en första januari 2001 sjösattes ett omfattande dokumenthanteringssystem på Advokatsamfundet. Systemet innebär att alla inkommande handlingar, all daglig post med omedelbar verkan skannas in i datasystemet, registreras och sparas efter en snillrik modell. – Det har gått förvånansvärt bra.Vi har haft en del justeringar och en del mindre problem i inledningsfasen, men nu har systemet justerats och förfinats. Inte minst med hjälp av kansliets personal,berättar Ulrika Forsberg,som organiserar IT-verksamheten på Advokatsamfundet. ULRIKA FORSBERG berättar att dokumenthanteringssystemet skapat en bättre struktur på arbetet. Ärendena har renodlats bland annat genom särskilda dagboksblad till varje ärende, vilket gör att man snabbt kan få en översikt av ärendet. På så vis kan en handläggare gå in och svara på en annan handläggares ärende om denne är Ulrika Forsberg. sjuk. – Handläggningen har blivit säkrare, effektivare och samtidigt har vi höjt servicegraden till advokater och allmänhet, säger Ulrika Forsberg som understryker vikten av att Advokatsamfundet ligger långt fram i nyttjandet av IT. Advokatkåren kan då tillgodogöra sig erfarenheterna av nya tekniska landvinningar. Ulrika Forsberg bedömer att just datoriserade dokumenthanteringssystem är väl värda att satsa på för såväl större som mindre advokatbyråer. tema / ITREVOLUTIONEN SOM ETT LED i Advokatsamfundets IT-satsning fortsätter arbetet med att utveckla samfundets hemsida. Under 2001 har hemsidan flyttats från ett webbhotell till samfundet. Och från årsskiftet 2001-2002 är Mattias Jonason anställd som IT-assistent och arbetar bland annat med samfundets hemsida. Med IT kan servicegraden höjas för medlemmar och allmänhet,menar Ulrika Forsberg. Internet ökar möjligheten att snabbt få tillträde till kunskap. Dessutom kan man med IT sänka kostnaderna, till exempel för tryckning av publikationer och distribution.De regelbundna paketutskicken av handlingar till styrelsen, disciplinnämnden, prövningsavdelningar har numer ersatts av cd-utskick. OCH DEN MATRIKEL som går ut till samfundets ledamöter är ett exempel på när IT kan förbättra eftersom det med hjälp av IT blir möjligt att kontinuerligt uppdatera den. Via hemsidan ska det bli möjligt att anmäla sig till kurser.Det ska även gå att lämna uppgifter om namn och adressändringar.Dessutom är tanken att lokalavdelningarna ska kunna uppdatera sina hemsidor själva. Ulrika Forsberg berättar att hon ofta får frågor från advokater som rör applikationer och IT-säkerhet. – Det finns ett stort intresse och man vill veta vad som är på gång för att kunna följa med utvecklingen, säger hon. TOM KNUTSON Säkerhetsgrupp följer IT-utvecklingen noga Ä nnu har varken kryptering eller elektroniska signaturer slagit igenom på bredare front och därför saknas det etablerade standarder, säger advokat Stefan Bernhard, som tillsammans med advokaterna Lars Perhard och Per Schunnesson ingår i arbetsgruppen. En fråga som gruppen diskuterar är om det finns anledning att lämna rekommendationer eller ställa minimikrav angående de tekniska installationerna hos advokaten, till exempel brandväggar och antivirusskydd. Frågan är om det finns anledning att ha några specifika krav på >>> ADVOKATEN #2 • 2002 17 Särskilt intresserad är Advokatsamfundets arbetsgrupp för IT-säkerhetsfrågor av elektroniska signaturer eftersom dessa är på väg att etablera sig på allvar.Andra företeelser som man bevakar noga är kryptering och nätverkssäkerhetsfrågor. just advokater. Inom EU pågår för närvarande ett omfattande arbete som gäller säkerheten i nätverk. – Vi följer utvecklingen men vill först se vilka resultat och standarder som utvecklas på olika områden innan man kommer med konkreta förslag. Timingen är avgörande. Annars är det risk att man kommer med en massa synpunkter som i morgon är fullständigt överspelade på grund av den tekniska utvecklingen, säger Stefan Bernhard.