Advokaten 1
Tipsen som gör dig effektivare tema / ITREVOLUTIO
NEN – Gör klart rättsutredningen eller boka flygbiljetterna på bussen på väg till jobbet! Datorn ger otroliga möjligheter att jobba effektivare. Per Furberg. et säger Per Furberg,biträdande jurist på Setterwalls i Göteborg och med förflutet som domare och expert i ett antal statliga IT-utredningar.Han har alltid med sig sin bärbara dator och är förvånad över att så många advokater ännu inte anammat den nya tekniken. – Det är ytterst en fråga om självbevarelsedrift. Man har helt enkelt varken D råd eller tid att låta bli att lära sig alla möjligheter. HÄR ÄR NÅGRA tips som kan underlätta ditt arbete: • Använd bara en bärbar dator (inte flera så att du till slut inte vet i vilken dator som informationen finns). Se till att ha datorn ordentligt krypterad om den skulle bli stulen. • Synkronisera materialet på den bärbara datorn med en server, varje gång du kommer till din arbetsplats eller stänger av din dator (funktionen portfölj eller offline-filer). Då finns aktuella filer alltid tillgängliga när den bärbara datorn finns med.Använd dockningsstation eller liknande för enkel uppkoppling. • Använd e-postprogrammet fullt ut med kalender och kontakter. Då kan sekreteraren, som får tillgång till detta, alltid se dina bokningar (och även ges rätt att boka). Synkronisera kontakter med mobiltelefonen så finns alla telefonnummer även tillgängliga i mobiltelefonen. • Ha Karnov och Infolex på datorns hårddisk så finns alltid lagtexter, kommentarer, rättsfall och vissa lagmotiv med mera tillgängliga på resan. Passa på att göra en preliminär rättsutredning på flyget. • Lägg in länkar till de för senare år kompletta samlingarna av propositioner,SOU:er och DS som finns tillgängliga via riksdagens/regeringens webbsidor. De förarbeten som inte finns direkt åtkomliga via Infolex (som redan finns på hårddisken) kan tankas ned, ofta i word- eller pdf-format • Lägg in länkar och registrera för användning av till exempel biljettbokningar och kontroll av tider on-line. • Sortera mallar och rättsutredningarmed mera på ett strukturerat sätt på hårddisken så att nytt material kan produceras direkt på den plats där användaren befinner sig. • Använd dikteringsprogram, till exempel Philips Freespeach, och tala in texten direkt i en word-fil. 18 ADVOKATEN #2 • 2002 Så jobbar Väl investerade pengar anser Norrlandsadvokat Advokat Ulf Nordekvist arbetar med affärsjuridik i Luleå med kunder i Norroch Västerbotten. På byrån arbetar två jurister och en sekreterare, som sköter bokföringen. Ulf Nordekvist har satsat ambitiöst på IT och anser att det varit mer än väl använda pengar. lf Nordekvist startade advokatfirman för tre år sedan när han lämnade en större byrå. Han valde då att satsa på ett eget nätverk med en server. På firman används flera olika juridiska databaser, i första hand cd-romskivor.Juristerna har tillgång till bärbar dator som de kan arbeta med utanför kontoret. Ulf Nordekvist är en varm IT-förespråkare och anser att fördelarna vida överstiger kostnaderna: – IT-satsningarna är tidsbesparande och gör det lättare att hantera ärenden mer professionellt. Mallar och förlagor sparar tid. Om jag till exempel har ett tvistemål så kan jag klicka mig in på den föregående inlagan, ändra i texten och sedan sända iväg den, säger han. – Dessutom märker jag att vi med vår ärendetyp kan sköta mycket av kontakterna via e-post. Skulle man inte ha e-post skulle kostnaderna för porto, papper, kuvert och hanteringen öka. PÅ BYRÅN ANVÄNDS ett datoriserat tidbokningssystem. Genom det har man kontroll på vad som görs, och man kan via personliga datoriserade fickalmanackor få tillgång till tider och uppdatera almanackorna via datorn. Genom tillgång till varandras kalendrar undviks dubbelbokningar. Underhållet av byråns datorer och annan utrustning sköts fortlöpande av specialister. Ulf Nordekvist har däremot valt att inte satsa på en hemsida eftersom han anser att nyttan med en sådan för hans del är begränsad. U Advokat Ulf Nordekvist i Byråns jurister har byggt upp en egen datarättsbank där de lagrar framtagna mallar efter olika rättsområden. I rättsbanken finns det som behövs som förlagor till stämningar eller andra inlagor eller mallar för till exempel avtal.Byrån har lagt upp ett klientbibliotek på datorn där dokument i varje ärende lagras.Vissa viktigare handlingar skannas och läggs i det datoriserade systemet. KRYPTERING ANVÄNDS inte av byrån för närvarande. De har inte märkt att någon efterfrågat kryptering även om det inträffat att någon klient i IT-branschen skickat krypterat material.Det har förekommit att e-post kommit fel och Ulf Nordekvist erinrar sig ett e