Advokaten 1
’’Gör IT-satsningen ordentligt och fundera över b
ehoven’’ Advokatfirman Hammar i Uddevalla har som en följd av omfattande ITsatsningar ökat effektiviteten samtidigt som sekreterarna på sikt får mer avancerade arbetsuppgifter. tema / ITREVOLUTIONEN A dvokatfirman Hammar i Uddevalla med 5 jurister har en egen server,som hanterar de administrativa programmen och de juridiska databaserna. Man är utrustad med brandvägg, virusskydd, hemsida och e-post. Firman har ett avtal med ett företag som sköter underhåll och uppdateringar av utrustningen. Flera av juristerna använder regelbundet sina bärbara datorer för att arbeta hemifrån eller från andra platser. De kan då ansluta sig till advokatfirmans server och få tillgång till klientmappar och databaser. Man har inte någon övergripande ITpolicy utan i stället instruktioner för hur olika dagliga rutinuppgifter ska skötas. ADVOKAT JAN SAVE på advokatfirman Hammar ser flera vinster med IT-investeringarna. Genom att bränna ner dokument på cd får man en rationell dokumenthantering.Tillgängligheten ökar eftersom det är möjligt att gå in i varandras mappar i gemensamma ärenden. Det är enklare att arbeta på distans. – Dessutom blir man inte alls lika beroende av sekreteraren.Till bilden hör att de yngre juristerna ofta har goda IT-kunskaper. På sikt räknar vi med att kunna minska på sekreterarkostnaden och kunna använda sekreterarna till mer kvalificerade uppgifter. Hittills har man klarat sig från allvarligare attacker från hackers eller virus. Då och då förekommer dock virusvarningar. Jan Save bedömer att risken är liten för att man ska utsättas för intrång i sin server. – Det är få dokument som är riktigt känsliga.Advokater överdriver nog stöldrisken något men underskattar riskerna med virus och tekniska problem. Risken för informationsläckage är säkert väl så stor på traditionellt sätt. UTAN TVEKAN REKOMMENDERAR Jan Save sina kolleger att investera i IT, men det ska inte ske utan eftertanke: – Gör det ordentligt, fuska inte. Fundera över behoven. Lägg mycket tid på att göra en kravspecifikation. Utan den är man i underläge, begär en offert och håll dig sedan till den.Var lyhörd för förslag till förändringar men begär då att dessa omformuleras i en ny offert. Annars riskerar det att uppstå svarta hål där pengarna rinner iväg. Jan Save understryker att man verkligen ska utröna vad man vill ha och rannsaka sina behov. Särskilt gäller detta kommunikationen. De flesta klarar sig med ADSL eller ISDN i stället för så kallad "fast lina" och då blir det lägre kostnader. TOM KNUTSON 20 ADVOKATEN #2 • 2002 Säkert och beprövat Vinges melodi Säkra och beprövade lösningar är grunden i advokatbyrån Vinges IT-filosofi. Byrån vill hålla sig långt framme jämfört med konkurrenterna men är försiktig med att investera i nya oprövade system. V inge har ett tiotal medarbetare som jobbar med den dagliga servicen – en IT-chef i Stockholm och driftsansvariga vid varje kontor. Dokumenthanterings- och ekonomisystem, e-post och möjligheten att söka i databaser via Internet är navet i Vinges ITfiering. Gemensamt intranet har fått vänta i brist på tillräckligt bra lösningar till rätt pris. – En hög grad av IT är en nödvändighet för att driva den verksamhet vi gör.Vi hade inte varit en av landets ledande byråer om vi inte gjort de satsningar vi gjort,säger advokat Olle Lindén, Managing Partner vid Vinges Göteborgskontor och IT-ansvarig för hela byrån. – Mest betydelsefullt är vårt dokumenthanteringssystem med mallbankar på olika rättsområden som gjort det möjligt att samla kunskap på ett strukturerat sätt. Och att hitta och återvända till materialet på ett enkelt vis. Vinge har en omfattande ITpolicy med stort som smått och där säkerhetsfrågorna har en central roll. Där kan man bland annat läsa om vilka lösenord som är acceptabla, hur och vad man får e-posta och hur den bärbara datorn ska hanteras. Stöldrisken gör att man inte får ha några andra ärenden på hårddisken än det man jobbar med just då. SJÄLVKLARHETER ÄR brandvägg mot Internet, virusskydd som uppdateras automatiskt varje dag på alla datorer och servrar och säkerhetskopior som förvaras externt i brandsäkra skåp. Hemsidan ligger på webbhotell för att minimera risken för ovälkomna besökare i nätverket. Rutiner för e-postkommunikation finns också. – Vi inhämtar alltid klientens samtycke innan vi skickar känslig eller sekretessbelagd information.Ibland går det krypterat, ibland som vanligt brev. Vi har ambitionen att skicka krypterat i ökad utsträckning men klienterna tycker ofta att det är besvärligt. När vi etablerar nya kontakter sänder vi dessutom alltid ett testmail innan vi börjar skicka skarpa dokument. RISKEN FÖR OBEHÖRIGA intrång har hittills gjort att byråns medarbetare inte har tillgång till nätverket när de befinner sig utanför huset. Till sommaren hoppas man dock på en tillräckligt säker lösning. På gång är också obligatorisk kryptering av de bärbara datorerna, så att obehöriga inte kommer åt information på hårddisken om datorn blir stulen. Hittills har dock Vinge varit förskonade från större haverier eller missöden.Tidredovisningssystemet har slutat fungera någon dag, virus har orsakat enstaka avbrott och en och annan dator har blivit stulen. – Det svåraste är att behålla stabiliteten i systemet när vi byter programvaror, säger Olle Lindén. Det tvingas vi tyvärr göra rätt ofta, utvecklingen går med en rasande fart. HANS HELLBERG Olle Lindén.