HSB Skånes årsredovisning 2019 - textkontur 1
FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPO
RT HSBs KOD FÖR FÖRENINGSSTYRNING Denna föreningsstyrningsrapport är upprättad enligt riktlinjerna i HSB:s kod för föreningsstyrning som antagits av HSB:s förbundsstämma 2007. Koden är utformad särskilt för HSBrörelsen och utgår från ”Svensk kod för bolagsstyrning”, de kooperativa principerna och HSB:s grundläggande värderingar. Koden började gälla 1 januari 2008 och syftet var att få ett verktyg som i praktiken kan verkställa en öppen demokratisk medlemskontroll av hur beslut fattas inom HSB. HSB Kod ska bidra till en ökad öppenhet och transparens, utvärdera styrelsens arbete och lägga grunden för ett systematiskt styrelsearbete. HSB Kod gäller HSBföreningar, HSB nationella och regionala bolag samt HSB Riksförbund. Aktuell version av kod för föreningsstyrning trädde i kraft den 1 januari 2016 och gäller tills vidare. Till grund för styrning av koncernen ligger, förutom föreningens stadgar, även lag om ekonomisk förening, aktiebolagslagen samt andra tillämpliga lagar och regler. HSB Skåne arbetar även i enlighet med interna styrdokument för HSB rörelsen: HSB Kompassen, HSB:s Värderingar (ETHOS) samt de synsätt inom finans, utveckling, kvalitet, miljö, information och kompetensutveckling som antagits av HSB:s förbundsstämma. HSB Skåne tillämpar och följer sedan den 29 november 2017 de av HSB Riksförbund framtagna dokumenten Policy för hantering av etiska frågor och Uppförandekod för medarbetare. Vidare har beslut fattats att Uppförandekod för samarbetspartners ska gälla från halvårsskiftet 2018. Tidigare gällande policys och riktlinjer har avvecklats samtidigt som de nya dokumenten antagits. FÖLJ ELLER FÖRKLARA HSB Kod ska tillämpas enligt principen ”följ eller förklara”. Det innebär att om en förening avviker från koden, ska skälen för avvikelsen redovisas i föreningsstyrningsrapporten. TILLÄMPNING AV HSBs KOD HSB Skåne tillämpar koden som styrmedel i ”Instruktion för valberedning”, ”Arbetsordning för styrelse” och ”Arbetsinstruktion för VD”. På föreningens hemsida finns HSB Kod för föreningsstyrning. Här återfinns också information om styrelse och valberedning, protokoll från föreningsstämma samt styrelsebrev till HSB Skånes ägare. Ersättningar till ledande befattningshavare har inte hanterats enligt HSB Kods instruktion som anger att principerna för ersättning till VD och ledning ska redovisas på föreningsstämman. VD:s och ledningsgruppens ersättningar har följt gällande lönerevision årsvis vad gäller löneutrymme. Ledande befattningshavare har värderats utifrån presterat resultat. HSB Skånes valberedning representerar föreningens medlemmar och består sedan extrastämman av representanter från bostadsrättsföreningar i Lund. Valberedningen har direkt kontakt med enskilda ledamöter. Därefter bedömer de i vilken grad den nuvarande styrelsen uppfyller de krav som kommer att ställas till följd av föreningens verksamhetsmässiga läge och framtida inriktning. Valberedningen fastställer kravprofiler för nya ledamöter som behöver rekryteras. De genomför en systematisk procedur för att söka rätta kandidater. Här beaktas bland annat förslag som kommit från medlemmar, men också genom dialog med bostadsrättsföreningarna. Valberedningens förslag presenteras i kallelsen till föreningsstämman. Valberedningen presenteras på hemsidan och i nyhetsbrev till samtliga bostadsrättsföreningar. Här informeras också om hur nomineringarna ska göras och tidpunkt för inlämnande av förslag till kandidater På stämman presenterar valberedningen sina förslag och lämnar redogörelse för hur arbetet har gått till. Ersättning till valberedningen utgår med ett halvt inkomstbasbelopp till ordförande och vardera 0,2 inkomstbasbelopp till övriga ledamöter. Därutöver gäller ett rörligt arvode motsvarande två procent av ett inkomstbasbelopp per bevistat sammanträde. FULLMÄKTIGE Grundtalet för antal ombud per förening är 200, vilket innebär att föreningar i storleksordningen 1 – 200 medlemmar har rätt till ett ombud. HSB Skånes fullmäktige består därför mestadels av ett ombud per bostadsrättsförening. Undantagen är 14 större bostadsrättsföreningar, med över 200 bostadsrätter, vilka har två ombud och två föreningar som har vardera tre ombud. Medlemsgruppen utses på samma grundtal i relation till sitt totala medlemsantal. Totalt antal ombud 2019 var 254, varav 76 deltog vid stämman 2019. STYRELSEN OCH DESS ARBETSFORMER Styrelsens storlek och sammansättning ger utrymme åt olika kompetenser, erfarenheter, bakgrund och kön, vilket uppfyller de krav på oberoende som ställs på en effektiv och självständig styrelse. Styrelsen förnyas med hänsyn till utvecklingen av föreningens verksamhet och behovet av kontinuitet i styrelsearbetet. Styrelsen ska hålla minst sex sammanträden per år varav ett ska ägnas åt mer långsiktiga planeringsfrågor. Vid behov ska extra sammanträden hållas för särskilda frågor. Styrelsen arbetar efter ett fastlagt program över året och har under 2019 haft 12 sammanträden. Varje mötestillfälle har sina, för årscykeln, fastställda ärenden. Ledamöter har utsetts av medlemskretsen enligt följande: • Hässleholm, en ledamot • • • Lund, tre ledamöter samt nuvarande ordförande Eslöv, en ledamot Kristianstad, en ledamot Ingen anställd får vara ledamot av styrelsen, utöver det som gäller enligt lag för arbetstagarrepresentanter. VD Ann Irebo och ekonomichef/vice VD AnnaLena Nagelius är adjungerade ledamöter. HSB SKANE – ÅRSREDOVISNING 2019 | 77