HSB Skånes årsredovisning 2019 - textkontur 1
FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT Omedelbart efter valet
av styrelseledamöter håller styrelsen sitt konstituerande sammanträde och utser de funktionärer som styrelsen anser sig behöva. Ordföranden ansvarar därefter för att ledamöterna, snarast efter årsstämman, informeras om styrelsens arbetsordning och arbete. Styrelsens instruktioner i form av arbetsordning samt rapporteringsinstruktion är anpassade till föreningens förhållanden och är styrdokument för deras arbete. Styrelsens arbetsordning ses över en gång om året och beslutas av styrelsen. STYRELSENS UTBILDNING Hela styrelsen samlas för ett sammanträde snarast efter föreningsstämman. Här ges en introduktion till HSB, styrelsens arbete, arbetsformer, arbetsordning och information om aktuella frågor. VD träffar nya styrelseledamöter under en halv dag för grundlig genomgång av HSB Skånes verksamhet. Nya ledamöter genomgår HSB Riksförbunds utbildning för nya ledamöter. STYRELSENS OBEROENDE För att vara valbar krävs medlemskap i föreningen och andelsägande. Majoriteten av styrelseledamöterna är oberoende i förhållande till föreningen och ledningen. STYRELSENS ARBETE VD och den verkställande ledningen har på styrelsens uppdrag tagit fram en strategisk plan med övergripande finansiella och verksamhetsmässiga mål. Om det finns skäl för särskilt föredragande så närvarar den föredragande för att svara på frågor och delta i diskussionen i det aktuella ärendet, men deltar i övrigt inte i styrelsemötet. Styrelsens protokoll återger vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits för respektive ärende och innebörden av de beslut som fattats. Alla protokoll finns på Styrelseportalen, tillgängliga för styrelsens ledamöter och för föreningens revisorer samt föreningsgranskare. STYRELSENS ERSÄTTNING Ersättning till styrelsen utgår med tre inkomstbasbelopp för ordförande och vardera ett halvt inkomstbasbelopp till övriga ledamöter. Därutöver gäller ett rörligt arvode motsvarande två procent av ett inkomstbasbelopp per bevistat sammanträde. STYRELSENS UTVÄRDERING AV SITT EGET ARBETE Styrelsen har under året genomfört en egen utvärdering med hjälp av ett webbaserat verktyg med ett frågeformulär ”Enkät styrelseutvärdering HSB”. STYRELSENS UTVÄRDERING AV VD VD:s uppdrag finns redovisat i ”Arbetsinstruktion för VD i HSB Skåne”. För VD gäller att under styrelsen sköta den löpande förvaltningen av föreningen enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. VD ska ansvara för att föreningens bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag, att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt samt bevaka att den inom föreningen bedrivna verksamheten är förenlig med lagen om ekonomiska föreningar och stadgar. Uppgiften innefattar rätt att besluta i alla frågor rörande föreningens angelägenheter som inte ska beslutas av styrelsen. Styrelsen har fastställt en beslutsordning för VD. Den anger de områden och beslut som alltid ska föredras för och beslutas av styrelsen, notera att kundavtal är undantagna denna ordning. Dessa är: • Beslut om köp och försäljning av fast egendom och aktier • Tecknande av avtal med en löptid överstigande 5 år eller med ett sammanlagt värde överstigande 5 Mkr • Överenskommelse som ligger utanför föreningens ordinarie verksamhet • Beslut om igångsättning av nyproduktion av lägenheter • Beslut om investeringar överstigande 5 Mkr • Beslut om budget och mål för verksamheten • Förändringar i föreningens organisation som berör mer än 10 personer • Beslut om tillsättning och ingångslön för befattning direkt underställd VD • Beslut om policy och andra övergripande anvisningar Styrelsens utvärdering av VD sker genom regelbundna möten mellan ordföranden och VD, där VD presenterar det aktuella läget. Genomgången följer rubrikerna investeringar, försäljningsläge, resurser samt ledningsgruppens arbete. Dessutom gör styrelsen en gemensam utvärdering vid ett tillfälle per år. Ersättning till VD framgår av årsredovisningen. FINANSIELL RAPPORTERING Basen för den ekonomiska informationen till styrelsen är fullständiga bokslut med resultat och balansräkning varje kvartal. Det aktuella ekonomiska läget kommenteras i VDrapporten inför varje styrelsemöte. Varje kvartal lämnas rapport över företagets finansiella situation i form av belåning, ränterisker och likviditet. En sammanställning som visar resultatet per enhet presenteras minst en gång per verksamhetsår och rapporteringen följs av en kortfattad redovisning av verksamheten. Styrelsen träffar revisorerna vid minst ett mötestillfälle under året. REVISOR Extern revisor har utsetts av HSB Riksförbund. Huvudansvarig revisor är Pär Hammensjö med revisionsteam från PwC. Förslag på tillsättning lämnas av föreningens valberedning. Revisorernas arvode framgår av årsredovisningen. FÖRENINGSGRANSKARE HSB Skåne antog 2019 nya stadgar där ett system med föreningsgranskare istället för föreningsvalda revisorer tillämpas. Föreningsgranskarna infördes för att efterfölja lagstiftningen då föreningen bedriver inlåningsverksamhet och endast får använda sig av auktoriserade revisorer. Föreningsgranskarna väljs på föreningsstämman. Förslag på tillsättning lämnas av föreningens valberedning tillsammans med förslag till arvoden. 78 | HSB SKÅNE – ÅRSREDOVISNING 2019