Årsredovisning 2012 1
Extern revision Vid årsstämman 2011 valdes Ernst
& Young som ordinarie revisor fram till bolagsstämman 2015, med Thomas Nilsson som huvudansvarig revisor. Revisionsteamet har under året haft löpande informationskontakt med bolaget utöver de granskningar som genomförts. Styrelsen har träffat revisorerna två gånger för avrapportering av förvaltnings- och bokslutsrevision. Ytterligare information avseende arvoden och ersättningar till revisorerna framgår av not 5. Styrelsens sammansättning Vid årsstämman 2012 omvaldes fem ordinarie styrelseledamöter att fortsätta som ledamöter av bolagets styrelse intill slutet av nästa årsstämma. Till styrelsens ordförande valdes Per-håkan Westin. För presentation av styrelsens ledamöter, se sidan 32. Styrelsens arbete Styrelsen har under 2012 genomfört elva protokollförda sammanträden. Styrelsemötena har följt en i styrelsens arbetsordning fastlagd agenda med minst följande fasta punkter för ordinarie styrelsemöten: a) genomgång av protokollet från senaste styrelsesammanträdet b) rapport om bolagets verksamhet c) finansiell rapportering d) rapport om viktigare beslut fattade av verkställande direktör sedan föregående styrelsesammanträde e) rapport om eventuella tvister eller förlustrisker Under 2012 har styrelsen fastställt övergripande mål för bolagets verksamhet, beslutat om större investeringar, förvärv och finansieringsfrågor. Styrelsens och verkställande direktörens arbetsordningar, policyer och riktlinjer för styrning av bolaget har fastställts. Två styrelsemöten har förlagts på orter där bolaget är verksamt så att studiebesök har kunnat genomföras i syfte att skapa god kunskap om bolagets fastighetsbestånd och de lokala orternas olika förutsättningar. Antal styrelsemöten och närvaro framgår av tabell nedan: st yrelsemöten och närvaro 2012 namn Per-Håkan Westin Lena Larsson Daag Lars Johnsson Johan Magnusson Siv Malmgren 2011 2011 2011 2011 2011 Ja Ja Ja Ja Ja invald oberoende* oberoende** styrelsemöten 10/11 Ja Ja Ja Nej Ja * i förhållande till bolaget och ledningsgrupp ** i förhållande till bolagets större ägare 11/11 11/11 11/11 11/11 Ersättningar till styrelse och ledande befattningshavare Ersättning till styrelsen beslutas av årsstämman. På årsstämman 2012 beslutades att ordförande ska erhålla 300 tkr i arvode per år och övriga ledamöter ska erhålla 150 tkr per år, med undantag för styrelseledamot som är ägarrepresentant. Ersättning till verkställande direktör och övriga ledningsgruppen består enbart av fast lön och inga rörliga ersättningar. För mer information om löner och andra ersättningar, se not 6. Verkställande direktör och ledningsgrupp Ledningsgruppen har under 2012 arbetat med frågor om bland annat fastighetstransaktioner, finansieringsfrågor, investeringsprojekt och verksamhetsutveckling. Även löpande frågor inom olika funktioner har behandlats. Som ett led i att anpassa Willhems organisation till den tillväxt och expansionstakt som bolaget haft, bildades i november två regioner. I samband med organisationsförändringar lämnade fastighetsdirektör Sven-Erik Adolfsson sin tjänst. Johan Fogelberg tillträdde som fastighetsdirektör för Region Nord. För Region Syd tillträdde Peter Lundstedt som tillförordnad fastighetsdirektör. För presentation av medlemmarna i Willhems ledningsgrupp, se sidan 34. intern kontroll av den Finansiella rapporteringen styrelsen ansvarar, i enlighet med den svenska aktiebolagslagen och Koden, för den interna kontrollen i bolaget. Detta avsnitt beskriver hur den interna kontrollen, avseende den finansiella rapporteringen, fungerar. Beskrivningen innehåller inte några uttalanden med avseende på kvaliteten hos den interna kontrollen. Beskrivningen har inte heller granskats av bolagets revisorer. Kontrollmiljö För att fullfölja styrelsens ansvar avseende den interna kontrollen har styrelsen fastställt ett antal styrdokument utifrån en övergripande struktur för bolagsstyrning, vilket skapar grunden för en god intern kontroll. Utifrån styrdokumenten ansvarar verkställande direktören för utformandet av interna processer samt fastställandet av policyer och riktlinjer som säkerställer den interna kontrollen. Willhem har under de två år som bolaget varit verksamt arbetat med att utforma en god grund för intern kontroll. En del i att säkerställa en god kontrollmiljö är att kartlägga bolagets väsentliga affärsprocesser för att identifiera och minimera riskerna att inte nå bolagets mål. Detta är ett pågående arbete och utveckling sker kontinuerligt i syfte att förbättra och effektivisera den finansiella rapporteringen. 30 W I L L hEM å R S R EDoV I SN I Ng 201 2