HSB Uppdraget Södermanland 1
aktuellt från hsb södermanland ”Det kommer att gå
till så att både styrelsens ledamöter och vi som jobbar på HSB Södermanland loggar in på tjänsten och arbetar i ett gemensamt dokument som finns där.” n årsredovisning består av tre delar: bokslutet, revisionsberättelse och förvaltningsberättelse. Bokslutet gör ekonomen, revisionsberättelsen skriver revisorn men förvaltningsberättelsen är lite av ett grupparbete där både styrelsens ledamöter och HSB Södermanland är inblandade. Styrelsen skriver en del, personalen på HSB en del, och dokumentet ska läsas, ändras och skickas fram och tillbaka. – Tidigare år har de flesta föreningar haft Word-dokument som de har skickat fram och tillbaka via mail, ibland till och med via post, berättar Vanna Vojcuh, projektledare på HSB Södermanland. DEN HÄR PROCESSEN har visserligen fungerat, men den har också inneburit flera problem: – För det första tar det väldigt mycket tid när dokument ska skickas fram och tillbaka längs hela den här kedjan av människor. För det andra är risken stor att någon råkar välja fel version av Word-dokumentet, eller att man glömmer bort var man sparade det och så får man göra om allt arbete. Och för det tredje är det alltid en viss osäkerhet när man måste skicka originalhandlingar per post, säger Vanna. För att komma till rätta med de här problemen har HSB Södermanland nu bestämt att allt arbete med årsredovisningen i fortsättningen ska ske digitalt i Mitt HSB. – Det kommer Vanna Vojcuh att gå till så att både styrelsens ledamöter och vi som jobbar på HSB Södermanland loggar in på tjänsten och arbetar i ett gemensamt dokument som finns där, förklarar Vanna. DOKUMENTET UPPDATERAS I realtid vilket innebär att man alltid är säker på att man arbetar i den senaste versionen, och inga mail eller brev riskerar att försvinna på vägen. När det sedan är dags för signering kommer även det att ske i Mitt HSB. – Då är det lätt att se vilka som har signerat och vilka som behöver en påminnelse. Dessutom kan vi sedan direkt i Mitt HSB lägga till både bokslut och revisionsberättelse, så att allt signeras elektroniskt på en gång. Vi räknar med att vi kommer att spara väldigt mycket tid och ta bort en hel del osäkerhet med den här förändringen, säger Vanna. Från och med november kommer det att gå att arbeta med förvaltningsberättelsen i Mitt HSB, och HSB Söderuppdraget #4 / 2022