HSB Uppdraget Stockholm 1
aktuellt fr n sb sto khol å hsb s c holms län Che
cklista för styrelser: Nu är det hög tid för styrelsen att börja förbereda sig för nästa år. Sophie Skytt, verksamhetschef ekonomisk förvaltning, och Marlene Mitman, verksamhetschef teknisk förvaltning vid HSB Södertörn, tipsar om att checka av följande punkter. Sophie Skytt BUDGETARBETET – Föreningens budgetarbete ska vara klart i god tid innan årsskiftet och till alla våra kunder upprättar vi ett budgetförslag där vi tar hänsyn till kommande underhåll och höjda leverantörskostnader. De som inte anlitar oss för ekonomisk förvaltning bör givetvis också ta hänsyn till de här posterna för att undvika otrevliga överraskningar under året. ÅRSAVGIFTSÄNDRINGAR – Om årsavgifterna ska ändras brukar det göras till årsskiftet. Se till att göra ändringarna i god tid så kommande avier blir korrekta – senast i december om ändringen ska komma med på januaris avier, vilket är det vanliga. Men det går också att förändra avgiften under året och till och med retroaktivt. Glöm inte att informera medlemmarna så fort som möjligt om avgiftsändringen. BOKSLUTSARBETET – De flesta föreningar redovisar enligt kalenderår, och då stängs böckerna vid årsskiftet och bokslutsarbetet påbörjas. Men det gäller inte alla, så kontrollera vad som gäller för din förening. Innan bokslutsarbetet börjar, undersök hur verksamhetsåret har varit och se till att alla protokoll finns tillgängliga och uppladdade i HSB Dokument. Det underlättar för revisorerna när de börjar sin granskning. FASTIGHETSFÖRSÄKRINGEN – Fastighetsförsäkringen löper oftast kalenderårsvis och här är det viktigt att betala premiefakturan senast på förfallodagen som oftast är 31/12. I det fall föreningen ska handla upp en ny fastighetsförsäkring är det viktigt att detta sker i god tid inför årsskiftet, gärna redan i månadsskiftet oktober/ november. Så kolla upp när försäkringen går ut. VALBEREDNINGEN – Det är bra om styrelsen kontaktar valberedningen redan nu, så att ni kan ha en dialog och se till att de kommer i gång med sitt arbete inför vårens stämma. Om valberedningen börjar arbeta i tid kan de förbereda sig ordentligt och ta fram ett underlag som visar på vilka profiler och kompetenser som behövs i styrelsen, och därefter ta fram ett urval. Under tidspress kan det var problematiskt att få fram bra kandidater. Kolla också upp om din regionförening erbjuder utbildningar för valberedningen, de kan vara till stor hjälp. Marlene Mitman STYRELSEKALENDER – Gör en plan för både styrelsemöten och andra händelser i föreningen till nästa år. Det är viktigt att se till att det bereds tid för alla punkter som behöver diskuteras vid de olika mötena. Vid en långsiktig planering är det också bra att fundera på om föreningen behöver bjuda in någon ytterligare resurs eller kompetens som ekonom eller förvaltare till möten. Vi rekommenderar till exempel att bjuda in en projektledare och eller ekonom när ni sett över kommande underhåll. SNÖRÖJNINGSAVTAL – Snöröjningsavtal bör tecknas om det inte redan finns. Om det saknas så brinner det lite i knutarna. Många föreningar har fleråriga avtal, men se över uppsägningsdatum och informera entreprenören om något förändrats sedan sist. Det kan vara solceller som installerats eller annan investering som gjorts i yttermiljön. Se också till att föreningen har beredskap för eventuell takskottning, och att det finns uppdaterade ”snökartor” som visar på var den bortskottade snön ska placeras och var gångvägar finns till exempel. uppdraget #4 / 2021