HBV Magasinet 1
nämnts ovan, även göra sig skyldig till en övertr
ädelse av LOU. I STÖRRE ELLER mer betydelsefulla avtal, om exempelvis komplexa IT-tjänster eller andra verksamhetskritiska leveranser, är det i praktiken nästan oundvikligt att det uppkommer diskussioner om avtalet. Det som avgör resultatet av en sådan diskussion är ofta vilken av parterna som under avtalstiden mest noggrant dokumenterat löpande kontakter och diskussioner mellan parterna. Därför är det mycket viktigt att den upphandlande myndigheten har rutiner för att dokumentera alla kontakter med leverantören. Exempelvis innebär det att skriftliga mötesprotokoll alltid ska användas, men även att muntliga uppgörelser eller överenskommelser bör undvikas. Istället bör även sådana kontakter dokumenteras skriftligen. Om det handlar om komplicerade frågor kan det också vara bra att låta extern teknisk expertis upprätta dokumentationen av exempelvis tester eller andra genomförda uppföljningsåtgärder. Det kan bland annat höja dokumentationens bevisvärde i en eventuell tvist. Tyvärr är min erfarenhet att många upphandlande myndigheter går miste av sådant som de har rätt till, helt enkelt för att de inte kan bevisa de brister som de anser har funnits i leverantörens prestation. Då går det varken att få rätt i det enskilda fallet, enligt avtalet, eller att använda det som inträffat som skäl för uteslutning av leverantören i kommande upphandlingar (med stöd av 13 kap. 3 § 5 p. LOU). MIN BILD AV läget för uppföljningen av upphandlade avtal är att den har blivit bättre sedan Upphandlingsutredningen 2010 konstaterade att ”i tre av fyra fall, verkar ingen uppföljning av kontrakten göras alls” (SOU 2013:12, s. 155). Men fortfarande prioriteras avtalsuppföljningen alltför lågt i offentlig sektor. Det är också roten till många av de problem som upphandlande myndigheter upplever med upphandlade avtal. Vill man uttrycka läget i positiva termer, med fokus på att öka affärsnyttan, kan man därför säga att det finns stor förbättringspotential för många upphandlande myndigheter. Om bara mer fokus läggs på arbetet med att utforma ändamålsenliga avtal och att mer aktivt följa upp dem. Praktiska tips för avtalsuppföljning Lägg fokus på en eller ett fåtal åtgärder per avtal – de åtgärder som bedöms mest verkningsfulla/relevanta för det aktuella avtalet. Identifiera naturliga uppföljningspunkter – händelser, tidpunkter etc. exempelvis: Kontroller vid leverans (av det som levereras och/eller av dokumentation) inklusive funktionsprovning. Kontroll av fakturering (mot å ena sidan leverans och å andra sidan avtal). Besiktning, revision, inspektion och platsbesök. Enkäter/mätningar med beställare/ avropare/användare, inklusive tester (smak, användarvänlighet, bemötande etc.) Självdeklaration eller liknande från leverantören. Inhämtande av information från offentliga källor, inklusive kreditupplysningar. Etablera en process för att ta hand om resultatet av uppföljningen – regelbundna möten etc. Skapa rutiner för att anpassa uppföljningsintervallen utifrån resultatet av uppföljningen. Avtal som visar sig fungera bra kan, typiskt sett, följas upp mindre frekvent. Involvera beställare/användare och ge dem enkla verktyg för avvikelserapportering, såsom en dedikerad kontaktperson, en e-postadress att rapportera till eller ett telefonnummer att ringa eller smsa. HBV-MAGASINET | NUMMER ETT 2025 | 29