AMES 1
VÅGA OCH VINN GENOM ATT DELTA I OFFENTLIGA UPPHAN
DLINGAR Den offentliga sektorn köper varje år in produkter och tjänster för många miljoner kronor. Eftersom den offentliga sektorns verksamhet är bred och mångfacetterad köper de in ett bretts spektra av tjänster, vilket skapar många intressanta affärsmöjligheter för dig som småföretagare. Att delta i offentliga upphandlingar upplevs ibland som så komplicerat och svårt att många småföretagare väljer att avstå. Det är synd, eftersom den som lyckas kamma hem ett avtal med exempelvis en kommun ofta har en säker inkomstkälla i åtminstone ett par år framöver. TEXT: ANNIKA WIHLBORG FOTO: PRESSBILD M agnus Josephson är upphandlingsjurist och har specialiserat sig på att lotsa småföretag igenom upphandlingsprocessen. Han är en av landets mest anlitade experter på konsten att göra affärer med offentlig sektor och driver företaget Magnus Josephson AB. – Små företag gör klokt att fokusera på små köpare. Mindre myndigheter eller kommuner är i regel bra kunder för en mindre leverantör som är ny på upphandlingsområdet. Det är enklare att få små affärer än stora och lagen säger att kommuner och myndigheter får köpa produkter och tjänster från en leverantör för drygt 400 000 kronor per år utan att behöva genomföra någon upphandling, säger Magnus Josephson. PÅVERKA KUNDENS FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Han påpekar att affärsprocessen bara har börjat för den företagare som lyckas kamma hem ett ramavtal med en myndighet eller en kommun. Det finns ingen garanti för att affärerna ska trilla in per automatik enbart för att ni har ett ramavtal. Köparen är ofta dålig på att kommunicera det nya ramavtalet till sin personal, vilket gör det till ert ansvar som leverantör att synas och bli sedda. Marknadsför er mot köparen genom att skicka ut information, hålla korta anföranden där ni presenterar er eller ta personlig kontakt med medarbetare på beslutsfattande positioner. – När man väl lyckats få ett ramavtal med en kund i offentlig sektor så gäller det att föra en kontinuerlig dialog med dem angående vad de efterfrågar och om efterfrågan på produkter och tjänster kommer att förändras framöver. Då har du nämligen möjlighet att påverka kundens förfrågningsunderlag inför nästa upphandling och hålla dig i fas med kundens behov, vilket ökar sannolikheten att ni vinner även nästa upphandling, säger Magnus Josephson. TIPS FRÅN UPPHANDLINGSJURISTEN MAGNUS JOSEPHSON: Nya Ford Focus TH I S IS YOUR FOCUS – Utse ett bolag i nätverket som ”frontar” mot kunden. Ofta ställs krav på att de vinnande företagen bildar ett gemensamt bolag, men det går att komma runt med hjälp av ett upphandlingsnätverk där ett företag hanterar kontakten med myndigheten och låter de andra medlemsföretagen agera underleverantörer. – Bevaka intressanta upphandlingar genom att prenumerera på upphandlingsannonser från bland annat Opec och Allego. Genom dessa sajter kan man prenumerera på upphandlingar inom sitt eget verksamhetsområde och i en specifik region. Det gör att du slipper lägga tid på att leta efter upphandlingar som berör er verksamhet. – Betrakta förfrågningsunderlaget som en mall. Var noggrann när du fyller i anbudet så du inte missar att fylla i någon punkt. Om du glömmer att kryssa i en obligatorisk ruta eller missförstår och svarar fel på en fråga så kan det leda till att anbudet sorteras bort direkt. – Låt någon utomstående läsa igenom och kontrollera anbudet en extra gång innan du skickar iväg det. Om ni förlorar en upphandling så kan det vara värt att begära in kopior på de övriga anbuden i efterhand. De är allmänna handlingar och genom att studera dem så får du en bild av hur andra företag lägger upp sina anbud. – Om du redan har en kund i offentlig sektor så glöm inte att ständigt föra en dialog med dem angående vad de efterfrågar och om efterfrågan kommer att förändras på något sätt framöver. Då har du nämligen möjlighet att påverka förfrågningsunderlaget inför nästa upphandling och kan hålla dig i fas med kunden, vilket ökar sannolikheten att ni vinner även nästa upphandling. – Små företag gör klokt att fokusera på små köpare. Mindre myndigheter eller kommuner är i regel bra kunder för en mindre leverantör som är ny på upphandlingsområdet. Det är enklare att få små affärer än stora och lagen säger att kommuner och myndigheter får köpa produkter och tjänster från en leverantör för drygt 400 000 kronor per år utan att behöva genomföra någon upphandling. – När ni väl lyckats kamma hem ett ramavtal så har affärsprocessen bara börjat. Det finns ingen garanti för att affärerna ska trilla in per automatik enbart för att ni har ett ramavtal. Köparen är ofta dålig på att kommunicera det nya ramavtalet till sin personal, vilket gör det till ert ansvar som leverantör att synas och bli sedda. Marknadsför er mot köparen genom att skicka ut information, hålla korta anföranden där ni presenterar er eller ta personlig kontakt med medarbetare på beslutsfattande positioner. n facebook.com/FordStore Linköping fordStore LINKÖPING Välkommen på öppethelg hos din Fordhandlare den xx–xx månad! 54 Bonnorpsgatan 6 • Linköping 013-495 66 10 www.fordontornby.se