Back To School 1
SCHOOL SUMMER 2016 IS OVER-LET´S GET BACK TO WORK
VI HAR VANT OSS VID ATT DET ÄR ETT KAOS OCH DET STÄNDIGT BLIR STRESSIGT PÅ SLUTET OCH TROR ATT DET ÄR SÅ VI FUNKAR BÄST, NÄR DET SNARARE BARA ÄR SÅ VI ARBETAT MEST. -Vi kan göra det mer lockande för oss att göra det vi tenderar skjuta upp om vi gör det i en miljö vi trivs i, eller formar miljön där vi är så att vi trivs mer i den. Vi lyssnar på något vi mår bra av, vi sitter på ett skönt sätt, vi inmundigar något vi njuter av under tiden, så att arbetet med det som måste bli gjort blir njutbart. - En ganska så färsk studie (http:// www.jcr-admin.org/files/pressPDFs/081414081253_677840.pdf) pekar på att om vi formulerar vår deadline så att den hamnar hitom en naturlig kalenderbrytpunkt (månadsskifte, Luciahögtiden, sportlovet el dyl) är chansen större att vi sätter igång med arbetet tidigt än om deadline hamnar efter brytpunkten (nästa månad, efter Lucia, efter sportlovet et c). Vilka verktyg behövs för att skapa struktur, både mentala och rent praktiska? - Vilka verktyg vi behöver beror på vad vårt arbete handlar om, precis som för verktygen i en verktygslåda. Vi behöver olika verktyg för olika arbeten och det är inte säkert att vi hela tiden använder alla verktyg i lådan. Med det sagt, är det några verktyg de flesta behöver: - En kalender där vi kan se åtagandena för de olika roller vi har i vårt liv - privata såväl som yrkesmässiga - på en och samma gång. - En att göra-lista för allt som vi vill göra, men som vi inte gör med en gång, där vi har separerat de små uppgifterna (som var och en är kortare än en arbetsdag) från de stora uppgifterna (som är längre än en arbetsdag och som består av många små uppgifter). Listan behöver kunna filtreras och sorteras så att vi bara ser det vi är intresserade av i varje stund. Listan ska helst vara en enda; åtminstone ska vi bara behöva titta i en lista när vi ska välja vad som är rätt sak att göra härnäst. - En tidslinje för att få perspektiv på nu, då och sedan och få ett grepp om hur långt det är kvar till saker. - Mål för det vi ska åstadkomma, som är så specifikt och tydligt formulerade så att vi dels kan se om vi når dem eller ej, dels har lätt för att komma på uppgifter som bidrar till dem och lätt se om en uppgift bidrar till dem. Annars kan vi inte veta vad som är viktigt och då blir vi hänvisade till att prioritera efter brådska, vilket är synnerligen tröttande. - Bra hörlurar i kombination med en 50 BACK TO SCHOOL 2016 bakgrundsljudsapp som till exempel noisli.com, som avskärmar bakgrundssorl och annat som lätt distraherar oss när vi arbetar bland folk vi inte arbetar med (på kafé, tåg et c). - En vaneetableringsapp som Strides (www.stridesapp.com) som hjälper oss etablera de strukturvanor vi vill anamma. - Och, slutligen, envishet. För, när vi arbetar idogt på det sätt vi kommit fram till är det rätta, får vi som mest effekt av den struktur vi skapat. Är vi resilienta och envist börjar igen närhelst vi faller ur strukturen, gör det ingenting om det då och då inte blir som vi hade tänkt oss, om något oförutsett sätter krokben för oss eller om vi gjorde en felbedömning. Begreppet ” jag har ju ordning i kaoset”, är det bara ett annat begrepp för att intyga sig själv att man har koll ? - Det kan det vara. Jag upplever att när vi ser på vår (o)ordning på det sättet, har vi inte upplevt hur skönt det är att ha verklig ordning på väldigt länge. Vi har vant oss vid att det är ett kaos och det ständigt blir stressigt på slutet och tror att det är så vi funkar bäst, när det snarare bara är så vi arbetat mest. Det finns andra sätt att arbeta som gör tillvaron behagligare och ändå lika kreativ. Vilket är det största problemet folk i allmänhet har med att lära sig struktur upplever du? - Vi sprider samma saker och information på många olika platser och vi låter en och samma plats innehålla många olika slags information och saker. Istället för att ha en att göra-lista, skriver vi det vi har att göra lite varstans. Istället för låta något ställe vara stället för just en viss kategori saker, lägger vi lite av varje där. När vi har många ”diverse”och ”övrigt”-platser är det svårt att hitta och svårt att veta var man ska leta. - Vi lägger (eller skriver) något någonstans ”så länge” och det är då början på ett destruktivt, tröttande kaos. Fem oumbärliga starttips för att skapa en grundstruktur? - Skriv ned allt du vill få gjort i en enda lista istället för att gå och tänka på det eller ha det noterat litet varstans. - Använd inte din mail som att göralista, utan gör det direkt eller skriv vad mailet innebär att du ska göra på din att göra-lista. - Titta framåt en månad och bakåt en månad i din kalender en gång per vecka, så att du dels fångar upp det du lovat i de möten du haft den senaste månaden, dels ser vad du behöver göra nu för att slippa stressa innan deadline om tre veckor. - Tydliggör en handfull (3-7, t ex) mål som visar vad du vill åstadkomma det närmaste halvåret. Då kan du dels veta när du har jobbat nog och kan vila förnöjd, dels skilja på viktiga och inte viktiga uppgifter, vilket gör att du kan lättare säga nej (eller ja, men senare) till uppgifter. Då behöver du inte längre prioritera allt som är bråttom utan att blinka, utan kan mer äga din egen planering. - Gör dig av med så många distraktioner som möjligt när du ska få saker gjort. Distraktioner är sådant du ser och du hör och du själv gör fast du sedan önskar att du inte hade gjort. Jobba med lurar med skönt brus i, töm din arbetsplats (digital och fysisk) på allt som du blir distraherad av att se när du antingen tittar åt det hållet eller när det poppar upp som en notifiering när du som minst önskade den. Vad är du själv bäst respektive sämst på när det gäller ordning? - Jag har lätt för att själv bestämma mig för att göra något med regelbundenhet och sedan gör jag det länge utan att sluta eller tackla av. Jag har dessvärre lätt för att distrahera mig själv genom att jag kommer på något och så söker jag på det och läser vad jag finner och söker vidare och gräver djupare och rätt som det är har det gått en halvtimme som jag sedan undrar var den tog vägen. www.stiernholm.com