Marknad Dalarna 1
FASTIGHETER & LOKALER JAKTEN PÅ DEN PERFEKTA LOKA
LEN Viktiga saker att överväga när man ska hitta sitt nästa kontor. TEXT: PETER STEEN-CHRISTENSEN FOTO: PEXELS Att hitta rätt kontorslokal till sitt företag är en utmanande process. Det gäller att tänka igenom behov och både nutid och framtid innan man kommer fram till sitt beslut. Kontorslösningen ska passa förväntningar hos både företagsledning och anställd personal. Som en liten genväg i snårskogen tänkte vi presentera en liten lista med några av de viktigaste punkterna att tänka på innan beslutet växer fram. Och dessa punkter är kanske inte bara till att tänka på när man ska hitta sitt nya kontor, det är möjligtvis saker man ska överväga när man utvärderar ifall där man redan sitter verkligen är optimalt för sin verksamhet. • Identifiera era behov Vad är de viktigaste sakerna för verksamheten? Vilken storlek behövs, och är det representativt för vad verksamheten vill stå för? Spelar omgivning in? Är det några speciella attribut som krävs eller önskas. Leveranser till en varuingång? Uppsägningstid på kontraktet? Det är naturligtvis massor av faktorer som spelar olika stor roll, Gå igenom era önskemål för att så enkelt som möjligt kunna ställa olika potentiella lokaler mot varandra. • Hitta en lokal som kan anpassas efter framtida behov De flesta har som mål att utveckla sin verksamhet, ta er egen planerade utveckling i åtanke för de nästkommande åren. Ska det anställas fler medarbetare, utvecklas nya affärsområden och så vidare. Tänk på det också i samband med utformningen av hyreskontraktet. Sikta på en flexibel lösning som kan anpassas efter framtida behov. • Egen lokal eller dela? Behövs en egen lokal eller kan det vara mer förnuftigt att dela med andra? Ett co-working space som det heter på gammelsvenska, kontorshotell eller del av någon annas lokaler. Del av ett färdigmöblerat kontor med alla bekvämligheter som kaffemaskin och skrivare kanske är en skön och avslappnad väg att gå. Speciellt ekonomiskt ifall städning och andra potentiella utgifter redan är inkluderat. En annan version är ju att hyra lokal själv och så hyra ut ytor som inte utnyttjas. • Välj ett läge som passar er verksamhet Location, location, location brukar det heta. Läget är naturligtvis viktigt när man ska välja lokaler. Vad prioriteras 30 Dalarna högst, närhet till kommunikation, centrum, eller andra verksamhetsspecifika krav och önskemål? • Lokalernas utformning Möjligtvis har man specifika önskemål gällande planlösning och så vidare. Här ska en kravlista sammanställas och gås igenom. Utställningsytor, kök, toaletter och så vidare. Hur ser behov för avskildhet och möten ut? Ska det vara öppen planlösning eller behövs flera mindre rum? Och möten, vare sig det är externa, interna eller över telefon och dator, ska hållas någonstans. Hur ser möjligheterna ut, vad krävs eller önskas. Och naturligtvis, glöm inte plats till pingisbordet. • Jämför Ack så viktigt. Innan ni närmar er ett beslut, låt din projektgrupp jämföra och evaluera flera olika lokaler. Även om alla aspekter vi nämnt ovan är viktiga och det naturligtvis finns fler - parkeringsmöjligheter, uteplatser, närhet till kunder - så finns det såklart ytterligare en sak som är extremt viktigt och det är priset. Hyrorna har gått upp så varje krona räknas, jämför vad man kan få för pengarna. Och se gärna till att supporttjänster som IT-infrastruktur, köksutrustning, säkerhet med mera är inkluderat. • Kontraktet Gå igenom kontraktet noggrant innan påskrivning. Många viktiga aspekter utöver längd, uppsägningstid och pris. Ofta tillämpas standardavtal, framtaget för att förenkla avtalsprocessen men gå igenom så det är klar tydlighet om hur ansvar delas mellan ert företag och hyresvärd vid eventuella framtida kostnader, underhåll eller vid skador. Tilläggskostnader dyker också alltid upp när lokalen ska anpassas till din verksamhet, ha allting sånt avtalat i förväg. Kanske ska man också anlita extern hjälp för att tillgodose alla sina behov och rättigheter. Oftast görs avtal på tre år eller liknande, men en flexibel lösning är ofta bra. Kan man skala upp verksamheten vid behov? Dessutom vill man gärna slippa att vara inlåst länge i ett mångårigt kontrakt som inte kan sägas upp. Ha dessutom koll på jordabalken/hyreslagen när det gäller vad man är skyddad emot som hyresgäst. ®