WE 1
BUSINESS EXCELLENCE | 1:2017 De flesta kopplar le
an-arbetet till produktion och verkstadsgolv. Men nu har ett ökat intresse väckts för lean även inom tjänsteproduktion. Därför har Lean Administration utvecklats, som är en managementfilosofi för att hantera resurserna på ett effektivt sätt i tjänsteföretag och tjänsteinriktad produktion inom industrin. »Det handlar om att ta utgångspunkt i kundens behov och hela tiden sträva efter att uppfylla det på ett resurseffektivt sätt. Sättet att göra det är att dra nytta av samtliga medarbetares inneboende kraft och kreativitet för att på ett systematiskt sätt arbeta med ständiga förbättringar«, säger Linus Larsson, partner och senior advisor vid Blue Insight Consulting Associates och författare till böckerna »Lean Administration«, och »Far From The Factory - Lean for the Information Age«. Han fortsätter: »Att införa lean i administrationen är ett systematiskt sätt att säkerställa att all rapportering och allt administrativt arbete tar sin utgångspunkt i dagens efterfrågan, att arbetssätten utvecklas så att det blir rätt från första början samt att variansen mellan plan och utfall analyseras på ett systematiskt sätt, så att risker och förbättringsmöjligheter kan identifieras.« Efterlikna produktionen Mycket av lean bygger på universella principer. Tanken när man inför lean i sin administration är densamma som för produktionen, det vill säga att eliminera det som inte skapar kundvärde, som till exempel överproduktion, väntetider, transporter, onödiga rörelser, felaktiga processer, lager och defekter. På produktionsgolvet talas det mycket om rörelser i flöden, oftast fysiska rörelser som utvecklas på produktionsband. I en administrativ miljö är det ofta rörelser av information, som sker blixtsnabbt över näten, som är intressant. »Mycket i den administrativa verksamheten handlar om informationsflödet och hur vi samarbetar om detta med varandra i en organisation, så att vi kan minska antalet avbrott. För tjänstemännen i administrationen, eller kunskapsarbetarna som jag föredrar att kalla dem, är tillgång till korrekt information vid rätt tillfälle hårdvaluta. Kunskapsarbetaren är idag allt mindre beroende av pappersbaserad information. För de flesta handlar det om elektronisk information som ska hanteras i diverse IT-applikationer«, säger Linus Larsson. Det betyder att de källor till slöseri som finns i fabriken inte alltid har sina motsvarigheter i administrationen. »Exempel på källor som skapar slöserier i administrationen och som inte är kalibrerade mot efterfrågan är till exempel onödiga tjänster eller delar av tjänster, onödiga processer och onödig komplexitet, onödig rapportering, onödig tidsspillan, onödig e-post, hantering av för många parallella aktiviteter och projekt samtidigt samt en för hög arbetsbelastning.« 41