HSB Uppdraget 1
styrelseskolan | effektiva möten Undvik vanliga f
allgropar Sätt en sluttid för mötet 3 4 5 Det är bra att sätta en sluttid för mötet så att alla siktar på att bli klara vid den tid det är sagt. Står det i kallelsen att mötet ska vara i två timmar ska det helst inte pågå längre än så. Anpassa ärendena så att tiden kan hållas. Principen vid behandling av en fråga är att man diskuterar den och sedan fattar beslut. Är alla deltagare väl förberedda bör det gå snabbt och smidigt. Kom överens om spelreglerna Möten som inte startar i tid, deltagare som sitter och tittar på mobilen, avbryter varandra, kommer sent eller lämnar mötet i förtid är sådant som gör det svårt att få till ett effektivt styrelsemöte. Bestäm tillsammans hur spelreglerna för era möten ska se ut. Fungerar det ändå inte kanske det är läge att diskutera om ni har rätt styrelse. Ta vara på kompetenserna För att styrelsen ska kunna arbeta effektivt är det bra att ha särskilda ansvarsfrågor. Ofta finns det många kompetenser, kunskaper och förväntningar i en styrelse. Dra nytta av dem för att få en engagerad och effektiv styrelse. Kom ihåg att den som ansvarar för ett specifikt ärende ska se till att det finns material kring det inför nästa möte. 6 Den vanligaste fallgropen under ett möte är att fastna i ett ämne för länge. Det är lätt att köra fast i en fråga. Här bör mötesordförande vara den som tidsbegränsar och går vidare. I vissa fall kan det vara idé att bordlägga ärendet och fortsätta diskussionen vid ett annat möte. Då ska det tydligt framgå vem som ansvarar för ärendet och när det beräknas vara avslutat. Ansvarsfrågan är viktig för att ärenden inte ska falla mellan stolarna. En annan vanlig fallgrop är ”övriga frågor” som dyker upp mot slutet av mötet och gör att det drar ut på tiden. För att undvika det kan det vara bra att redan i början av mötet ta reda på om det finns några frågor utöver dem på agendan, och i så fall lägga till dem i dagordningen. Helst ska det inte vara så många övriga frågor. Uppföljning och tid för nästa möte 7 Avsluta mötet med att notera tid och plats för nästa möte. Därefter ska protokollet skrivas ut och justeras. Spara det både digitalt och fysiskt. I protokollet ska det tydligt framgå vad som ska göras, när det ska vara gjort och hur ärendet ska rapporteras. Det är viktigt att den som fått en uppgift försöker lösa den och återrapporterar till styrelsen, så att information kan skickas ut i samband med kallelse till nästa styrelsemöte. # 1/ 2020 uppdraget 19