Omtanke 1
TEMA LEDARSKAP Minska stressen genom att priorite
ra rätt - och få mer gjort Mejlkorg det plingar i hela tiden, medarbetare som kommer med frågor och tusen saker på agendan? Läs då den här artikeln som lär dig prioritera rätt och minska stress. Eller, förresten, planera in att läsa den senare, i lugn och ro. Det är nämligen oftast mer effektivt än att göra saker direkt. TEXT: EBBA ARNBORG/DRIVA EGET OCH SUSANN ENGQVIST Brukar du alltid svara snabbt på mejl, i syfte att ha det gjort, men så slutar det istället med merjobb, eftersom du får svar på de mejl du skickar och det hela tiden kommer nya? Tycker du också att det är smidigast att ta tag i frågor från medarbetare direkt, även om du kanske egentligen sitter upptagen med annat? Det kan tyckas effektivt, men sanningen är att det sällan är det. Beteendet har också ett namn – prekrastinering. Uppskjutarbeteendet, eller så kallad prokrastinering, har du kanske hört talas om. Det handlar om att skjuta upp eller förhala att ta tag i jobbiga uppgifter till sista stund. Nu har forskare kommit fram till att en del av oss gör motsatsen: Kastar oss över saker för att avsluta dem – även om det innebär merjobb. Det kallas att prekrastinera, att lida av avbockarsjukan. Den som har ett prekrastinerande beteende har ofta svårt att prioritera, att se vad som är viktigt.Det känns också bra att klara av saker snabbt, då känner man sig effektiv och högpresterande. Att hålla många olika uppgifter i huvudet är också stressande. Det är lätt att bli orolig för att man missar något , ofta snurrar tankarna igång redan när man vaknar och ibland kanske dagens första uppgifter klaras av redan innan frukost. Det är förstås inte bra på flera olika plan. Beteendet kan också lätt leda till en känsla av maktlöshet och därmed ökad stress. MEJLHANTERING ÄR ETT TYPISKT EXEMPEL på prekrastinering enligt effektivitetsexperten Maria Breitholtz Söderström. – Vi svarar snabbt för att vi vill få undan 28 | www.ssil.se den mentala belastningen. Problemet är att mejlen ofta ökar ju snabbare vi betar av den, säger hon. Även andra arbetsuppgifter är lätta att vilja stöka undan omedelbart. Men risken är att du bara lurar dig själv, menar Alexander Rozental, psykolog och författare till boken Dansa på Deadline. – Problemet är att det här beteendet leder till att du tar på dig andra uppgifter. Fråga dig själv om du utnyttjar tiden du vinner till återhämtning – eller till mer jobb, säger han. Att göra saker på en gång innebär inte heller alltid att resultatet blir det bästa. Ibland behövs en stund eftertanke. Det kan vara välgörande både för exempelvis den medarbetare som kommer med ett akut problem, eller för dig som chef som förväntas lösa det. Ibland kanske frågeställaren själv kommer på en lösning när du inte omedelbart finns till hands, ibland försvinner problem faktiskt av sig själv. – Kastar du dig in i arbetet för att bara få det överstökat är risken också stor att du missar information och att stämma av att du är på rätt spår. Då blir resultatet lidande, menar Alexander Rozental. ATT LÄRA SIG ATT DELEGERA är också en del i att bli mer effektiv. Men fall inte i fällan att bara delegera det du anser som mindre viktigt, det finns risk för att den du delegerar till tycker det samma. Då blir arbetet inte gjort, eller undermåligt utfört. Kanske behöver helt enkelt inte uppgiften delegeras, eftersom den faktiskt inte behöver göras? Tänk också på varför du delegerar. Är det för att själv få mer tid, eller för att få medarbetare att växa? Att få ansvar gör att man känner sig mer betydelsefulla och därmed blir en bättre medarbetare. Det är givetvis du som chef som har ansvar för slutresultatet, men peta inte i detaljer i onödan.. ● Planera smart och slipp stress Bästa tipsen från Maria Breitholtz Söderström och Alexander Rozental ■ 1. Skapa en att-göra lista Skriv ner vad du ska göra när det dyker upp och skapa en prioriteringsordning. ■ 2. Planera Ägna en stund åt planering innan du sätter i gång med uppgifter. Fråga: Vad ska göras, vad är syftet och när måste det vara klart. ■ 3. Prioritera Värdera dina arbetsuppgifter utifrån om de är bråttom eller viktiga, varken eller – eller både och? Prioritera sedan såhär: • Bråttom och viktigt – gör det direkt • Viktigt, men inte bråttom – bestäm när du ska göra det • Bråttom, men inte viktigt – försök delegera • Inte viktigt, inte bråttom – gör det senare (eller kanske strunta i det helt?) ■ 4. Schemalägg uppgifter Gör du samma typ av arbetsuppgift flera gånger under veckan? Gruppera dem och riva av dem vid specifika tillfällen under veckan. ■ 5. Stäng av mejlaviseringar Kolla inte mejlen hela tiden, utan vid specifika tidpunkter under dagen.