HBV Hållbarhetsrapport 1
HÅLLBARHETSARBETE I UPPHANDLING OCH INKÖP Hållbar
het i inköps processen Vi har en definierad inköpsprocess där hållbarhet är en del av varje steg. Inköpsprocessen startar med strategiarbetet där alla delar av ett avtal analyseras. Strategiarbetet engagerar alla funktioner inom HBV och oavsett om det är ett befintligt eller nytt avtalsområde har hållbarhetsfrågan alltid ett stort fokus. Genom att annonsera en RFI (Request For Information) inför en upphandling skapar vi dialog kring viktiga frågor och får samtidigt en indikation på vilka leverantörer som finns på marknaden. Likväl vikten av att ha dialog med befintliga och potentiella leverantörer så är även dialogen med våra medlemmar viktig. Genom enkäter och referensgrupper samlar vi in information bland annat om våra medlemmars hållbarhetsarbete och mål. Vi har noterat att våra medlemmar ställer krav på minskade koldioxidutsläpp i sina verksamheter, varför de även efterfrågar att vi gör detta i de upphandlingar som vi genomför. På detta sätt kommer våra upphandlingar alltid vara aktuella, följa mark naden och leverantörernas utveckling samt våra medlemmars och kunders mål. När upphandlingsprocessen startar finns ett starkt ramverk för hur upphandlingen och till sist avtalet ska vara utformat. Här ställs kraven för att tillgodose marknadens standard, leverantörers förmåga och medlemmarnas behov. 20 Beslutsstrukturen och upphandlingsprocessens uppbyggnad på HBV består av såväl inköpsstrateger och regionansvariga affärsutvecklare, som jurister och andra specialfunktioner. Det minskar kraftigt risken för korruption och oegentligheter. Vid granskning av upphandling inför annonsering tillämpas farfarsprincipen genom att varje upphandling granskas av en inköpsstrateg, HBVs affärsjurist och slutligen av inköpschefen. Det är i avropen vi ser om vi har lyckats. När avtalen är aktiva påverkas våra leverantörer, våra medlemmar och kunder av att kraven vi har ställt är relevanta. Det är därför viktigt för oss att alltid vara uppdaterade, veta vad marknaden efterfrågar, vara medvetna om hur våra leverantörers hållbarhetsarbete fortskrider samt även känna till vilka krav våra medlemmar ställer i sin verksamhet. Flera svar i våra RFIer visar att leverantörer som köper sina transporter ser att de både bör och kan ställa högre krav i sin egen upphandling så att antalet fossilfria transporter kan öka. A I V R P I T O A P N A U G G P N E F L Ö D R L J A S N H I P N G U T R B E T E P