HBV Magasinet 1
Avtalsanpassad uppföljning Den avtalsansvariga in
köpsstrategen är huvudperson när det gäller uppföljningen av ett specifikt avtal. Till sin hjälp har denne ett nytt verktyg och inom kort bildas en tvärfunktionell grupp som stöd, med medarbetare från alla HBVs avdelningar. HBVs CLM-system, där förkortningen står för Contract Lifecycle Management, är integrerat i upphandlingsverktyget TendSign. – Den stora fördelen är att nu har vi ett system där vi kan följa upp våra avtal, i alla aspekter, och när alla jobbar i samma system minskar risken för att viktig data ska gå förlorad eller glömmas bort, berättar inköpsstrategen Helena Kuusisto som ansvarade för implementeringen av verktyget på inköpsavdelningen. Hon är också den som är tänkt att leda den tvärfunktionella grupp som ska stötta den ansvariga inköpsstrategen i uppföljningsarbetet. – Att vi utvecklar vårt uppföljningsarbete är viktigt på flera sätt och alla delar av HBV är inblandade i processen. Att vi säkerställer att villkoren i avtalet följs handlar inte bara om att våra medlemmar ska får rätt varor av rätt kvalitet och rätt pris. Det är också viktigt ur konkurrens”När alla jobbar i samma system minskar risken för att viktig data ska gå förlorad.” synpunkt för våra leverantörer. De ska kunna känna sig trygga med att de villkor som gäller när de lämnar sina anbud också gäller när avtalet används. VAD SOM FÖLJS upp i respektive avtal anpassas efter avtalet, berättar Helena Kuusisto. Vissa krav kollas alltid upp liksom krav som är avtalsspecifika. Hur uppföljningen ska bedrivas planeras redan i upphandlingsarbetet. – Vi måste vara proakHelena Kuusisto tiva och veta hur vi ska följa upp ett krav innan vi ställer det i upphandlingen. Vi ska också veta hur vi ska dokumentera och kommunicera resultaten av uppföljningen. Och hur vi ska hantera eventuella avvikelser. – När avtalstiden är slut så utvärderar vi för att ta med oss viktiga lärdomar till nästa upphandling. HBVS UPPFÖLJNINGSPUNKTER 2 1 Baskrav som alltid följs upp: Tekniskt korrekt prislista (strax efter avtalsstart) Tekniskt korrekt faktura (strax efter avtalsstart) Rating (varje kvartal) Statistik (varje kvartal) Ansvarsförsäkring (när aktuell löper ut) Takvolymer (varje kvartal) Miljö- och kvalitetsledning (när certifikat löper ut, annars varje år) Transporter (varje år) Ej belastad i Svensk Handels Varningslista (varje år) Löpande uppföljning av avtals specifika krav, exempelvis: Leverans av varor och/eller tjänster Priskontroller Specifika certifikat Tester av produkter Antal BVB-produkter Sysselsättningsfrämjande åtgärder Antal artiklar som matchar prislista (målbild om minst 75 procent) Fel i leverans och hantering av detta Kopplingar till Ryssland 3 Förutom den regelbundna kontakten med leverantörerna när HBV begär in dokumentation enligt ovan, så genomförs ett uppföljningsmöte en gång/år. Då kan bland annat följande ärenden hanteras: Hur fungerar avropen Nytt hos leverantören Genomgång av avtalsrapport från CLM Självskattningsenkät Samverkan och önskemål Framgångsfaktorer – tankar och idéer HBV-MAGASINET | NUMMER TRE 2022 | 17 GUSTAV HJALMARS