HSB Uppdraget 1
förvaltningstjänster Få full koll på styrelseåret
Nu blir det lättare för er i styrelsen att hålla ordning på era åtaganden under årets gång. En ny digital tjänst från HSB ger överblick över allt som sker under styrelseåret och förenklar arbetet för dig som förtroendevald genom en rad smidiga funktioner. Text Åsa B Hoffman Foto Shutterstock I tidigare nummer av HSB Uppdraget har du kunnat läsa om utvecklandet av en tjänst, Digitalt styrelsestöd, ett komplett paket med digitala tjänster som underlättar och effektiviserar hanteringen av det som sker i styrelsen under årets gång. Nu är tjänsten lanserad. – Den här tjänsten innefattar en överskådlig plan för hela styrelseåret, med fokus på möten och stämmor, och har funktioner som gör det lättare att planera och hantera en rad olika styrelseuppgifter, säger David Schelin på HSB Aärsstöd. Bland annat finns det funktioner för kallelse till möte, för genomförande av möte samt för arbetet som följer därefter. Tjänsten, som är kopplad till Mitt HSB, bygger på mallar med olika punkter som styrelsen ska hantera, exempelvis vid ett styrelsemöte. Mallarna går att uppdatera och ändra efter behov, med undantag av de punkter som enligt lag och stadgar måste finnas med. – I mallen för styrelsemöte och stämma kan du lägga till en dagordning, som det också finns en mall för. I dagordningen kan du bifoga kallelser och bilagor så ledamöterna har möjlighet att förbereda sig inför mötet, säger David. Det finns även en mall för medlemsmöten. Den har också en kallelsefunktion. Däremot behövs ingen dagordning vid medlemsmöten, då de bara handlar om att informera – inte att fatta beslut. DIGITALT STYRELSESTÖD är både praktiskt och enkelt att använda. – Vill du exempelvis skicka en kallelse till styrelsemöte så går du in i tjänsten och öppnar planeringen för det aktuella mötet. Kolla så att allt stämmer med dagordning och bilagor innan du, via en enkel mall, skapar kallelsen. Där kan du också lägga in en kort informativ text eller varför inte en trevlig välkomsthälsning? Sedan är det bara att skicka. Kallelsen går ut till mottagarna genom en notis i Mitt HSB, förklarar David. En av de främsta fördelarna med tjänsten, menar han, är att den ger en bra överblick över styrelsens arbete under hela året. – Du kan skapa en åtgärdslista över sådant som måste hanteras under årets gång. Ska ni till exempel bygga en lekplats så kan du lägga in det i listan och koppla dokument samt en ansvarig person till åtgärden. Uppdatera statusen på åtgärden allt eftersom, så har ni koll på vad som är gjort och vad som återstår att göra. Åtgärden går att bifoga till dagordningen för styrelsemötet, säger David. TJÄNSTEN UNDERLÄTTAR ÄVEN under mötets gång. Den har en mall för protokoll, som kan fyllas i allt eftersom ärenden hanteras. Mallen innehåller textförslag för flera punkter, vilka klarmarkeras när de är bearbetade. – När protokollet är klart skickas det ut en notis till respektive justerare, som då kan granska det. Justeraren skickar eventuella synpunkter i en notis till sekreteraren, och när allt ser bra ut går protokollet till styrelsen för signering via tjänsten, säger David. Dokument sparas automatiskt i Mitt HSB, vilket gör att styrelsen slipper pappersarbete och har allt samlat och dokumenterat på ett och samma ställe. Vill du veta mer om vilka fler funktioner som ryms inom Digitalt styrelsestöd? Kontakta din HSB-förening för information. l 28 uppdraget # 4/ 2021