HSB Uppdraget 1
experterna Juridik Vad gäller vid digitala styrel
semöten? FRÅGA: Ibland, särskilt under coronatider, behöver vi hålla våra styrelsemöten digitalt eller via telefon. Är det något juridiskt som vi bör tänka på i samband med det? D et är okej enligt lag att hålla styrelsemöten digitalt eller via telefon. Tänk dock på att välja en säker kommunikationskanal som alla i styrelsen har tillgång till, som Teams eller Skype. Informera om vilka regler som ska gälla under och efter mötet. Regler att beakta: Vilka ska få närvara och hur många dyker upp vid mötet? Besluta vilka som får närvara vid styrelsemötet och kontrollera vilka som dyker upp på mötet för att: 1) Säkerställa att styrelsen faktiskt är beslutsför, det vill säga att fler än hälften av det totala antalet ledamöter är närvarande. 2) Veta vilka som närvarar vid, och hör vad som sägs, under mötet. Styrelsen kan låta andra ta del av diskussioner och information från mötet om det inte är till skada för föreningen, men bör vara restriktiv i sin bedömning av om information kan lämnas ut. Hur ska ni behandla och skicka över personuppgifter digitalt? I hantering av frågor som hör till den löpande förvaltningen kan det finnas behov av att skjuta upp arbete i en viss lägenhet vid risk för smittspridning. Observera dock att uppgifter om någons hälsa är en känslig personuppgift. Sådana får behandlas när det är nödvändigt för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt lag. Vidta dock alltid lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna, som aldrig ska vara tillgängliga för fler personer än nödvändigt. Styrelsen har under mötet rätt att prata om, skriva i möteschatt samt protokollföra att en medlem är smittad. Men om styrelsen väljer att lagra eller skicka runt en sådan känslig personuppgift är det oerhört viktigt att det görs på ett tryggt s ttä . Digitala utskick av protokoll eller andra handlingar som innehåller personuppgifter bör alltid skickas kryptera .t l ”Handlingar som innehåller personuppgifter bör alltid skickas krypterat.” Vi gör era slitna trappuppgångar som nya Surfa in på www.ajourtrading.com eller ring oss Stockholm 08-604 30 00 Göteborg 031-87 05 40 Maria Mati är fastighetsjurist på HSB Riksförbund. I HSB Uppdraget svarar hon på frågor som rör juridik. Har du en fråga för tidningen? Skicka den till uppdraget@hsb.se Läs mer utförligt på hsb.se/regelkollen Före Efter Före Efter Före Efter # 3/ 2020 uppdraget 49 Före renovering Efter renovering Foto Karl Nordlund