AMES 1
EFFEKTIVISERA TJÄNSTEAVTALSHANTERINGEN Säkerhetst
jänster, kontorslokaler, mobiltelefoni, lokalvård och leasingavtal på datorer är några exempel på kostnader som ofta bokförs i kategorin ”Övriga kostnader”. Karakteristiskt för denna typ av tjänsteavtal är att de tecknas relativt sällan, att prisvariationerna är mycket höga och att många företag är ovana köpare och därför låter magkänslan avgöra valet av leverantör. TEXT: ANNIKA WIHLBORG FOTO: THOMAS NIKLASSON Magnus Elg, grundare av Benchtell. F ör många företag är det snarare regel än undantag att tjänsteleverantörer väljs baserat på magkänsla snarare än logik. Eftersom kontorslokaler, städtjänster och leasingavtal på datorer, skrivare, kaffemaskiner, telefoni och datatjänster sällan hör till företagens kärnverksamheter och nya tjänsteavtal tecknas relativt sällan är köparkompetensen många gånger låg på den här typen av tjänster. SAMTIDIGT ÄR PRISVARIATIONERNA på alltifrån kaffemaskiner till mobiltelefonabonnemang till företagets medarbetare mycket stor, vilket innebär att det finns pengar att spara för företag som väljer leverantör med omsorg. Det gör att många företag känner sig osäkra på om de tjänsteleverantörer de valt är bäst lämpade för deras behov eller om villkoren och prisnivåerna är skäliga. – Många företag nöjer sig med att välja den tjänsteleverantör som kan erbjuda det tillsynes lägsta priset. Ibland visar det sig dock att det som till en början verkar vara det lägsta priset kan bli en kostsam affär, bland annat eftersom de tjänsterna som inkluderas i avtalet ofta varierar, säger Magnus Elg, som grundat Benchtell, en digital tjänst där företag kan jämföra sina tjänsteavtal i kategorin övriga kostnader med andra företag av motsvarande storlek i olika branscher. ANSVARET FÖR TJÄNSTEAVTALEN delegeras ofta ner i organisationen, och ledningen har ingen samlad bild över vilka avtal som ingåtts, villkor för avtalen eller när de löper ut. I samband med att avtalen löper ut missar företag ofta möjligheter till omförhandling eller uppsägning och i värsta fall förlängs avtalet per automatik trots att man inte är nöjd med det. DET FÖREKOMMER ATT större företag anlitar konsultbolag som ser över företagets kostnadsmassa och därefter föreslår besparingsåtgärder, men för små och medelstora företag är den typen av tjänster sällan aktuella. De behöver istället skapa ett eget smart system som gör det möjligt att dels överblicka företagets tjänsteavtal och dels jämföra prisnivåerna med vad andra företag betalar för motsvarande tjänster. – Jag rekommenderar företag att samla alla sina tjänsteavtal digitalt, vilket ger en överblick över avtalens längd och omfattning. Det gör det lättare att säga upp onödigt kostsamma avtal i tid, innan de per automatik förlängs med ytterligare ett år. En ekonomichef som investerar ett par timmar på att skapa struktur bland företagets tjänsteavtal gör i allmänhet en mycket god investering, säger Magnus Elg. YTTERLIGARE ETT TIPS är att tydligt definiera de generella och specifika krav som ställs på den här typen av leverantörer. – Kanske vill ni att samtliga leverantörer är kvalitets- eller miljöcertifierade eller kanske är det viktigare att företaget kan erbjuda lättöverskådliga och transparenta avtalsvillkor. När den här typen av krav formulerats minskar sannolikheten att ni i fortsättningen nöjer er med att välja tjänsteleverantörer baserat på slentrianmässiga beslut, säger Magnus Elg. n 34