FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPO
RT HSBS KOD FÖR FÖRENINGSSTYRNING Denna föreningsstyrningsrapport är upprättad enligt riktlinjerna i HSBs kod för föreningsstyrning som antagits av HSBs förbundsstämma 2007. Koden är utformad särskilt för HSB-rörelsen och utgår från ”Svensk kod för bolagsstyrning”, de kooperativa principerna och HSBs grundläggande värderingar. Koden började gälla 1 januari 2008 och syftet var att få ett verktyg som i praktiken kan verkställa en öppen demokratisk medlemskontroll av hur beslut fattas inom HSB. HSB Kod ska bidra till en ökad öppenhet och transparens, utvärdera styrelsens arbete och lägga grunden för ett systematiskt styrelsearbete. HSB Kod gäller HSB-föreningar, HSB nationella och regionala bolag samt HSB Riksförbund. Aktuell version av kod för föreningsstyrning trädde i kraft den 1 januari 2020 och gäller tills vidare. Till grund för styrning av koncernen ligger, förutom föreningens stadgar, även lag om ekonomisk förening, aktiebolagslagen samt andra tillämpliga lagar och regler. HSB Skåne arbetar även i enlighet med interna styrdokument för HSB rörelsen: HSB Kompassen, HSBs Värderingar (ETHOS) samt de synsätt inom finans, utveckling, kvalitet, miljö, information och kompetensutveckling som antagits av HSBs förbundsstämma. HSBS ANSVAR OCH POLICYER Styrelsen för HSB Skåne lämnade under hösten 2017 direktiv till företagsledningen om att gemensamma styrdokument från HSB Riksförbund som huvudregel ska följas. Riksförbundets funktion för regelefterlevnad, HSBs Ansvar, har till uppgift att utgöra ett gemensamt stöd ifråga om regelefterlevnad och utfärdar policydokument. I september 2020 har aviserats omtag beträffande organisation och rutiner för HSBs Ansvar, i syfte att få funktionen att fungera bättre än den hittills gjort. HSB Skåne har utfört en översyn av de för närvarande utfärdade gemensamma styrdokument och i samband med detta upplevs innehållet vara av varierande kvalitet och ha otydliga strukturer. Det finns goda skäl att följa HSB gemensamt utfärdade styrdokument, men det förutsätter dels att de håller den kvalitet man kan förvänta, dels att de är applicerbara och relevanta för HSB Skåne. Av de dokument som finns utfärdade idag uppfyller vissa dessa kriterier, och andra inte. Mot bakgrund därav och för att undvika tveksamheter inför HSB Skåne policyrevision behövs förtydligande av styrelsens direktiv. Styrelsen för HSB Skåne lämnade den 20 oktober 2020 mot bakgrund av detta nya direktiv till företagsledningen att intill dess relevanta och applicerbara styrdokument finns utfärdade så bör HSB Skåne sträva efter, men ej vara bundet av att följa HSB-gemensamma policys utfärdade av HSBs Ansvar. Policyer som för närvarande gäller men som planeras omarbetas med utgångspunkt i förändrade lydelser i HSBs Ansvar är: • • IT-policy, avvaktar riksförbundet och bör konsolideras med andra riktlinjer. Policy för behandling av personuppgifter, förbundsstyrelsen förväntas fatta beslut om en ny HSB gemensam personuppgiftspolicy och HSB Skåne avvaktar denna. • HSBs uppförandekod för medarbetare, förbundsstyrelsen förväntas fatta beslut om reviderad uppförandekod (Standardkrav), HSB Skåne avvaktar denna. • HSBs uppförandekod för leverantörer och samarbetspartners, förbundsstyrelsen förväntas fatta beslut om reviderad uppförandekod (Standardkrav), HSB Skåne avvaktar denna. • Alkohol- och drogpolicy, uppdateras med generella riskbeteenden. • Bilpolicy, skall uppdateras med trafiksäkerhetsbestämmelser vilka i dagsläget ligger i separat riktlinje. • • Policy för rekryteringar, översyn av denna och beslut om huruvida den skall utgöra riktlinje alternativt ingår i annan policy. Policy för hantering av etiska frågor, riksförbundet har tagit bort denna policy och den skulle kunna ingå i uppförandekoden. HSB Skåne har vid senaste policyrevisionen minskat antalet policyer till förmån för förenklade direktiv och ökad tydlighet. De policyer som avvecklats är: • • Policy för sponsring Inköpspolicy Grund för avveckling av dessa policyer är att sponsring inte förekommer samt att inköp, avtal och attest regleras genom uppförandekoder och riktlinjer om avtal och attest. FÖLJ ELLER FÖRKLARA HSB Kod ska tillämpas enligt principen ”följ eller förklara”. Det innebär att om en förening avviker från koden, ska skälen för avvikelsen redovisas i föreningsstyrningsrapporten. TILLÄMPNING AV HSB KOD HSB Skåne tillämpar koden som styrmedel i ”Instruktion för valberedning”, ”Arbetsordning för styrelse” och ”Arbetsinstruktion för VD”. På föreningens hemsida finns HSB Kod för föreningsstyrning. Här återfinns också information om styrelse och valberedning, protokoll från föreningsstämma samt styrelsebrev till HSB Skånes ägare. Ersättningar till ledande befattningshavare har inte hanterats enligt HSB Kods instruktion som anger att principerna för ersättning till VD och ledning ska redovisas på föreningsstämman. VD:s och ledningsgruppens ersättningar har följt gällande lönerevision årsvis vad gäller löneutrymme. Ledande befattningshavare har värderats utifrån presterat resultat. HSB Skånes valberedning representerar föreningens medlemmar och består sedan föreningsstämman 2020 av representanter från bostadsrättsföreningar i Lund, Kävlinge och Ystad. Valberedningen har direkt kontakt med enskilda ledamöter. Därefter bedömer de i vilken grad den nuvarande styrelsen uppfyller de krav som kommer att ställas till följd av föreningens verksamhetsmässiga läge och framtida inriktning. Valberedningen fastställer kravprofiler för nya ledamöter som behöver rekryteras. De genomför en systematisk procedur för att söka rätta kandidater. Här beaktas bland annat förslag som kommit från medlemmar, men också genom dialog med bostadsrättsföreningarna. Valberedningens förslag presenteras i kallelsen till föreningsstämman. HSB SKÅNE – ÅRSREDOVISNING 2020 | 101