FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT Valberedningen presente
ras på hemsidan och i nyhetsbrev till samtliga bostadsrättsföreningar. Här informeras också om hur nomineringarna ska göras och tidpunkt för inlämnande av förslag till kandidater På stämman presenterar valberedningen sina förslag och lämnar redogörelse för hur arbetet har gått till. Ersättning till valberedningen utgår med ett halvt inkomstbasbelopp till ordförande och vardera 0,2 inkomstbasbelopp till övriga ledamöter. Därutöver gäller ett rörligt arvode motsvarande två procent av ett inkomstbasbelopp per bevistat sammanträde. FULLMÄKTIGE Grundtalet för antal ombud per förening är 200, vilket innebär att föreningar i storleksordningen 1 – 200 medlemmar har rätt till ett ombud. HSB Skånes fullmäktige består därför mestadels av ett ombud per bostadsrättsförening. Undantagen är 14 större bostadsrättsföreningar, med över 200 bostadsrätter, vilka har två ombud och två föreningar som har vardera tre ombud. Medlemsgruppen utses på samma grundtal i relation till sitt totala medlemsantal. Totalt antal fullmäktige var 253, varav 98 utövade sin demokratiska rätt och avlade 95 godkända poströster vid stämman 2020. Föreningsstämman 2020 arrangerades med poströstning och utan fysisk närvaro för fullmäktig med hänvisning till gällande tillfällig lagstiftning med anledning av den samhällspåverkande smittspridningen av Covid-19. STYRELSEN OCH DESS ARBETSFORMER Styrelsens storlek och sammansättning ger utrymme åt olika kompetenser, erfarenheter, bakgrund och kön, vilket uppfyller de krav på oberoende som ställs på en effektiv och självständig styrelse. Styrelsen förnyas med hänsyn till utvecklingen av föreningens verksamhet och behovet av kontinuitet i styrelsearbetet. Styrelsen ska hålla minst sex sammanträden per år varav ett ska ägnas åt mer långsiktiga planeringsfrågor. Vid behov ska extra sammanträden hållas för särskilda frågor. Styrelsen arbetar efter ett fastlagt program över året och har under 2020 haft elva (11) sammanträden varav ett (1) sammanträde per capsulam där fattat beslut redovisas och protokollföres på efterföljande ordinarie styrelsemöte. Varje mötestillfälle har sina, för årscykeln, fastställda ärenden. Ledamöter har utsetts av medlemskretsen enligt följande: • Hässleholm, en ledamot • • • Lund, tre ledamöter samt nuvarande ordförande Eslöv, en ledamot Kristianstad, en ledamot Ingen anställd får vara ledamot av styrelsen, utöver det som gäller enligt lag för arbetstagarrepresentanter. VD Ann Irebo och ekonomichef/vice VD Anna-Lena Nagelius är adjungerade ledamöter. Omedelbart efter valet av styrelseledamöter håller styrelsen sitt konstituerande sammanträde och utser de funktionärer som styrelsen anser sig behöva. Ordföranden ansvarar därefter för att ledamöterna, snarast efter årsstämman, informeras om styrelsens arbetsordning och arbete. Styrelsens instruktioner i form av arbetsordning samt rapporteringsinstruktion är anpassade till föreningens förhållanden och är styrdokument för deras arbete. Styrelsens arbetsordning ses över en gång om året och beslutas av styrelsen. STYRELSENS UTBILDNING Hela styrelsen samlas för ett sammanträde snarast efter föreningsstämman. Här ges en introduktion till HSB, styrelsens arbete, arbetsformer, arbetsordning och information om aktuella frågor. VD träffar nya styrelseledamöter under en halv dag för grundlig genomgång av HSB Skånes verksamhet. Nya ledamöter genomgår HSB Riksförbunds utbildning för nya ledamöter. STYRELSENS OBEROENDE För att vara valbar krävs medlemskap i föreningen och andelsägande. Majoriteten av styrelseledamöterna är oberoende i förhållande till föreningen och ledningen. STYRELSENS ARBETE VD och den verkställande ledningen har på styrelsens uppdrag tagit fram en strategisk plan med övergripande finansiella och verksamhetsmässiga mål. Om det finns skäl för särskilt föredragande så närvarar den föredragande för att svara på frågor och delta i diskussionen i det aktuella ärendet, men deltar i övrigt inte i styrelsemötet. Styrelsens protokoll återger vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits för respektive ärende och innebörden av de beslut som fattats. Alla protokoll finns på Styrelseportalen, tillgängliga för styrelsens ledamöter och för föreningens revisorer samt föreningsgranskare. STYRELSENS ERSÄTTNING Ersättning till styrelsen utgår med tre inkomstbasbelopp för ordförande och vardera ett halvt inkomstbasbelopp till övriga ledamöter. Därutöver gäller ett rörligt arvode motsvarande två procent av ett inkomstbasbelopp per bevistat sammanträde. Styrelsens utvärdering av sitt eget arbete Styrelsen har under året genomfört en egen utvärdering med hjälp av ett webbaserat verktyg med ett frågeformulär - ”Enkät styrelseutvärdering HSB”. STYRELSENS UTVÄRDERING AV VD VD:s uppdrag finns redovisat i ”Arbetsinstruktion för VD i HSB Skåne”. För VD gäller att under styrelsen sköta den löpande förvaltningen av föreningen enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. VD ska ansvara för att föreningens bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag, att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt samt bevaka att den inom föreningen bedrivna verksamheten är förenlig med lagen om ekonomiska föreningar och stadgar. Uppgiften innefattar rätt att besluta i alla frågor rörande föreningens angelägenheter som inte ska beslutas av styrelsen. Styrelsen har fastställt en beslutsordning för VD. Den anger de områden och beslut som alltid ska föredras för och beslutas av styrelsen. Dessa är: Beslut om köp och försäljning av fast egendom och aktier Tecknande av avtal med en löptid överstigande 3 år eller med ett sammanlagt värde överstigande 5 Mkr Överenskommelse som ligger utanför föreningens ordinarie verksamhet. • Beslut om igångsättning av nyproduktion av lägenheter • Beslut om investeringar överstigande 5 Mkr 102 | HSB SKÅNE – ÅRSREDOVISNING 2020