HSB Skånes års- och hållbarhesredovisning 2023 1
FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT Styrelsen fördelar arbe
tet inom sig, utan fasta arbetsutskott. HSB Skånes vd Ann Irebo och koncernekonomichef/vice vd Anna-Lena Nagelius deltar på styrelsemöten såsom adjungerade. I dotterbolagen är uppdrag som ordförande respektive vd i huvudsak fördelade mellan vd Ann Irebo, vice vd Anna-Lena Nagelius, och extern firmatecknare Christer Nilsson. Styrelsen arbetar utifrån en skriftlig arbetsordning, vilken revideras och beslutas årligen. Vid den årliga översynen av arbetsordningen revideras även instruktion för vd samt delegationsordning. Styrelsen har under år 2023 hållit 9 styrelsesammanträden. Här följer en redovisning av styrelseledamöters, revisorers och föreningsgranskares närvaro vid samtliga styrelsesammanträden under 2023: Ann-Charlotte Hjelm (ordförande)5 Anders Södergrann (ordförande)6 Alfred Baumgarten Åke Olsson Per-Olof Norén Ulf Hejman Sven Tufvesson Per Mårtensson4 Stefan Vohnsen5 Ann Irebo, vd Anna-Lena Nagelius, vice vd Revisor Pär Hammensjö, PwC Föreningsgranskare Kjell Birgersson Kristian Björkman 9 st 9 st 9 st 9 st 8 st 3 st 9 st 7 st 8 st 9 st 6 st 1 st 2 st 2 st Utvärdering av styrelsens och vd:s arbete sker årligen och styrelsens resultat delas med valberedningen. Styrelsens kompetens är anpassad till verksamhetens komplexitet och omfattning. För att säkerställa att styrelsen har rätt kompetens är valberedningens arbete oerhört viktigt. I instruktionen till valberedningen anges olika grunder vilka ska tas i beaktande vid nomineringen. För utförlig presentation av styrelsen se HSB Skånes webb, www.hsb.se. 2.7 ERSÄTTNING TILL LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE Föreningen ska ha övergripande riktlinjer för ersättningar och villkor till ledande befattningshavare (vd och ledningsgrupp). Riktlinjerna ska tydligt ange hur ersättningar och villkor för vd och ledande befattningshavare fastställs. Styrelsen ska inrätta ett ersättningsutskott eller själv fullgöra uppgiften. Principer om ersättningar till ledande befattningshavare ska beslutas av styrelsen och redovisas i årsredovisningen. Föreningens revisor ska granska hur principerna om ersättning till ledande befattningshavare har tillämpats. HSB Skånes företagsledning ersätts enligt de principer som fastställts genom Löne- och förmånspolicy och som gäller för samtliga medarbetare. Löne- och förmånspolicyn fastställdes senast den 25 oktober 2022 vilken anger att lönesättningen ska vara individuell och differentierad, baserad på systematiska bedömningar av i policyn angivna kriterier. (Styrelsen har beslutat att styrdokument, policyer och övergripande riktlinjer tas upp för beslut årligen i januari månad med start år 2024). Beslut om tillsättning och ingångslön för befattning direkt underställd VD ska enligt HSB Skånes arbetsinstruktion för VD alltid fattas av styrelsen. Ersättning till verkställande direktör framgår av årsredovisningen. Rörliga ersättningar tillämpas varken för vd eller annan ledande befattningshavare. Som ett led i HSB Skånes jämställdhets- och likabehandlingsarbete görs varje år en löneanalys för att förhindra och åtgärda eventuella osakliga löneskillnader av diskriminerande karaktär. 2.8 REVISION, RISK OCH INTERN KONTROLL Styrelsen ska etablera ett ramverk och processer för riskhantering och intern kontroll. Det ska vara anpassat till verksamhetens komplexitet och omfattning och vara föremål för årlig utvärdering. Styrelsen ska se till att föreningsgranskarna har tillgång till relevant information om verksamheten och ett reglerat samarbete med externa revisorer. FINANSIELL RAPPORTERING Den huvudsakliga finansiella rapporteringen och uppföljningen till styrelsen består av: • • VD-rapport till varje styrelsesammanträde vari det ekonomiska läget kommenteras. Tertialrapporter som innehåller analys av tertialets resultat i förhållande till budget och prognos, samt rapport över moderbolagets och koncernens finansiella situation i form av belåning, ränterisker och likviditet. • Årsbokslut samt analyser av utfall. • Budget för kommande år. INTERNREVISION HSB Skåne är certifierat enligt ISO 9001 och ISO 14001 och verksamheten är organiserat enligt Miljö- och kvalitetsledningssystem med processträd och rutinbeskrivningar. Genom system för avvikelserapportering följs efterlevnaden av rutiner i Miljö- och kvalitetsledningssystem upp. ISO-revision sker årligen. RISKHANTERING OCH INTERN KONTROLL En god intern kontroll är en av grunderna för ett effektivt styrelsearbete. Styrelsen arbetar enligt årligen fastställd arbetsordning och VD-instruktion som syftar till att säkerställa en tydlig roll- och ansvarsfördelning för en effektiv hantering av verksamhetens risker. Föreningsledningen rapporterar löpande om verksamhetens risker och möjligheter. I den samverkan som sker mellan styrelsen och Vd har med avväganden kring risker en central roll. I tider av snabba förändringar, såsom fallet är nu, blir följsamheten och framförhållningen av särskild vikt. Vd ansvarar för att nödvändiga interna kontroller genomförs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Samtliga förenings-/ bolagsstyrningsdokument avseende HSB Skåne ses årligen över såsom arbetsordningar, vd-instruktion, sammanträdesplaner och principer för firmateckning, delegation och attest i syfte att harmonisera och tydliggöra ansvar, styrning och kontroll BUNDEN INLÅNING HSB Skåne bedriver inlåning och tillhandahåller bokföringstjänster. Föreningen står därmed under tillsyn Finansinspektionen respektive Länsstyrelsen. Styrelsen har i enlighet med gällande lag och antagna styrdokument utsett Centralt funktionsansvarig 118 | HSB SKÅNE • ÅRS- OCH HÅLLBARHETSREDOVISNING 2023