Ett misch-masch av myggor och elefanter 1
6.1.4. Enskilda arkivens rapportering till Nation
ella arkivdatabasen viktig för ökad sökbarhet Vi har noterat att beslutsfattare tenderar att blanda samman digitalisering av arkiv och Nationella arkivdatabasen (NAD). Här finns behov av att nå ut med ökad kunskap. NAD är Riksarkivets databas- och informationssystem, det vill säga en gemensam sökingång till information om arkiv och samlingar som finns i olika sektorer. För att NAD ska bli heltäckande krävs dock att de enskilda arkivinstitutionerna rapporterar in vilka arkiv man bevarar och – där så är möjligt – även sina arkivförteckningar, så att man kan se vilka dokument som finns i respektive arkiv. Det ökar möjligheten att få träff vid en sökning av en specifik händelse eller företeelse. Sökbarheten i Nationella arkivdatabasen (NAD) varierade mellan 0 till 100 procent 2020 och har (för de arkivverksamheter som redovisat uppgiften) i genomsnitt ökat något jämfört med 2019. En annan sammanblandning som beslutsfattare ofta gör gäller enskilda arkiv kontra enskilda arkivinstitutioner. Vi benar ut begreppen under rubriken 3.2, Vad vi menar när vi säger arkiv – begrepp och juridik. 6.1.5. Digitalisering förutsätter resurser och nationella lösningar Vad gäller digitaliseringen finns många aspekter att ta hänsyn till. Att bevara information digitalt är mycket dyrare än att bevara det på papper, vilket arkivbildare ofta har låg kunskap om, eller är villiga att betala för. För att digital information ska vara läsbar över tid, krävs dels att man från början valt en teknisk lösning som går att bevara, dels att informationen konverteras och migreras allt eftersom tekniska lösningar uppdateras. Detta gäller oavsett om det gäller digitiserat (exempelvis skannat) analogt material eller om informationen är ”born digital”. Ytterligare en aspekt är urvalet, det är omöjligt att digitisera allt. Digital information blir mer tillgänglig och därmed mer använd och mer beforskad. I en förlängning kan det innebära att urvalet styr forskningen. Det finns starka önskemål om nationella lösningar. Här är Riksarkivets möjligheter att bistå begränsat: Myndigheten utfärdar föreskrifter som är bindande för statliga myndigheter och organ som förvarar allmänna handlingar ur statliga arkiv. Med stöd i arkivlagen och arkivförordningen reglerar föreskrifterna bland annat hur handlingar ska framställas, organiseras, redovisas, gallras, förvaras, skyddas och överlämnas. Då de enskilda arkiven inte skyddas av arkivlagen eller -förordningen kan Riksarkivets föreskrifter endast fungera som vägledande för den enskilda arkivverksamheten.57 6.1.6. Arkiv utan ägare riskerar att försvinna Ett problem som är väl känt och som också lyftes av regionerna är de så kallat ägarlösa arkiven, det vill säga arkivhandlingar som ingen äger eller vill ta ekonomiskt ansvar för. Det kan vara ett bruksarkiv där ägarfamiljen inte längre finns kvar, eller en stor affärskoncern, som förvarar gamla arkivhandlingar hos en enskild arkivinstitution, där en ny huvudman inte ser det som sitt ansvar att betala för bevarandet. Kvar kan det finnas flera tusen hyllmeter oordnade handlingar som ingen egentligen vet vad de innehåller. Detta är en utmaning för arkivsektorn i stort, enskilda arkivinstitutioner är beroende av inkomster för sin fortlevnad och även Riksarkivet måste ha kostnadstäckning för att kunna ta emot enskilt arkivmaterial. Med andra ord är frågan en angelägenhet för hela vårt samhälle, men det är de enskilda arkivinstitutionerna som känner ansvar för kulturarvet och därmed drabbas ekonomiskt. 57 Se bilaga 3. 48