Rörigt på jobbet? Lugn, det finns metoder som til
l och med den mest disträa kan ta till sig. Struktören David Stiernholm delar med sig av sina bästa tips. Text Anita Täpp David Stiernholm. Kommer du i må ORDNING LISTORMINDMAPPING PROJEKT Ä r du en post it-organisatör? Hittar du små lappar med otydbara anteckningar och undrar vad det var som var så viktigt? Eller är du den som tror att det du inte minns av egen kraft inte heller är något som bör prioriteras? Det kan funka. Ett tag åtminstone. Men för de allra flesta kan det vara skönt med någorlunda ordning. Det svåra kan vara att komma i gång, att hitta ett system som faktiskt gör det enklare för dig att sortera, prioritera och komma till skott. – Många har sina uppgifter spridda på en massa olika ställen. Man kan ha en del i huvudet och annat på lappar, på mejlen, i kalendern och så vidare. Men för att kunna jobba effektivt och känna sig trygg med att man prioriterar rätt så behöver man till att börja med ha en att göra-lista, med saker som man jobbar med i vardagen, säger David Stiernholm. Parallellt med den listan så behöver man också ha en lista där man noterar sina större projekt, för att få en översikt över sitt arbete. – Den kanske man kollar på en gång i veckan för att se vilka steg man tagit för att röra sig framåt, och flytta över uppgifter till sin att göra-lista. Sedan kan man fortsätta jobba utifrån den, i trygg förvissning om att man har koll på läget, att man inte missar att göra något viktigt i tid och att man kommer framåt med sina stora grejer för att uppfylla de mål man har med sitt arbete. Men för att kunna göra de här listorna och prioritera rätt måste man ju också veta vilka mål man har. Vet alla det? – Nej, många som jag har pratat med har faktiskt inte haft någon aning om det. Men för att 34 KOLLEGA 1-13 kunna prioritera och fokusera på rätt saker är det väldigt viktigt att veta vilka verksamhetsmål man har ansvar för. Så har man inte fått veta det ska man kräva ett klart besked av sin chef. För att du ska få en bra struktur för ditt arbete är det också viktigt att ta ställning till hur du ska hantera den information som du behöver spara, så att du inte behöver ägna så mycket tid åt att leta efter den. – När det gäller papper så ska man undvika att spara dem på en massa olika platser i olika system som man sprider ut lite varstans, som i högar på skrivbordet, i pärmar, i hängmappar och så vidare. Ju färre platser vi har våra papper på, desto lättare blir det att hitta det vi söker. –Helst ska man välja ett sätt och sedan hålla fast vid det, oavsett vilken lagringsform man väljer. Då blir det inga tvetydigheter när man ska spara undan. Själv föredrar David Stiernholm hängmappar därför att man då inte behöver bestämma sig för den perfekta flikindelningen från början och kan utöka antalet mappar, flytta om och lägga in dokument med olika format direkt i dem. Andra fördelar han ser med hängmappar är att man får en bra överblick när man ser alla flikar på en gång liksom att det är lätt att rensa bland papperen och också ta med dem. – Men här måste var och en tänka igenom vad som passar en själv bäst. Och det viktiga är att man aldrig ska behöva tveka om var man ska göra av sina papper. NÄSTA UPPSLAG: Så fixar du listorna ➼ INFORM PAP KALENDER STRUKTUR MEJL MÅL