Års- och hållbarhetsredovisning 2021 1
HÅLLBARHETSRAPPORT hålls frågorna levande genom r
egelbunden information och utbildning, exempelvis om vad som är en tillbörlig respektive otillbörlig gåva och vad som gäller för representation. FÖRHINDRANDE AV PENNINGTVÄTT OCH FINANSIERING AV TERRORISM HSB Skåne följer lagstiftningen i arbete mot penningtvätt och finansiering av terrorism, vilket är ett globalt problem med allvarliga konsekvenser. Alla medarbetare på HSB Skåne ska vara uppmärksamma i våra affärsrelationer och agera vaksamt för att förhindra att våra produkter används för penningtvätt och andra olagliga förehavanden. Personal med arbetsuppgifter som innebär befattning med ekonomisk förvaltning och andra transaktioner genomgår årligen särskild utbildning i ämnet. Vi har tydliga instruktioner och rutiner för hur arbetet med att motverka penningtvätt och finansiering av terrorism ska bedrivas. Som verktyg för motverkande av penningtvätt och finansiering av terrorism finns även en särskild visselblåsarfunktion tillgänglig på intranätet. VÅR UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER OCH SAMARBETSPARTNERS Vår uppförandekod för leverantörer anger vad HSB Skåne kräver och förväntar sig av företagets leverantörer vad gäller anställningsvillkor och arbetsförhållanden, etiska affärsprinciper och miljö. Den utgör grunden för vår relation med leverantörerna och vi arbetar kontinuerligt för att göra den till en integrerad del i merparten av våra betydande affärsavtal. Vår ambition är att alla våra leverantörer ska förbinda sig att följa uppförandekoden. Framöver kommer vi arbeta för att de leverantörer som vi anlitar kontinuerligt, samt tillfälligt till större belopp (5 pbb), ska skriva på uppförandekoden En stor del av HSB Skånes leverantörer är entreprenörer och konsulter för renoverings och ombyggnadsprojekt i våra egna fastigheter, samt leverantörer som erbjuder servicetjänster och produkter till vår tekniska förvaltning. Bostadsbranschen har traditionellt en hög andel leverantörssamarbeten och byggbranschen har historiskt varit förknippad med korruptionsrisk. HSB är en av flera aktörer som strävar efter att ändra på det. Vi strävar efter att samarbeta med leverantörer som har en god finansiell ställning och väljer leverantörer som stödjer våra långsiktiga krav vad avser affärsetik och andra hållbarhetsfrågor. För att säkerställa en bred bas av kontrollerade leverantörer genomför HSB Skåne vartannat år en ramavtalsupphandling. Därvid genomgår leverantörer flertalet kontroller avseende finansiell stabilitet samt särskilt uppställda kriterier avseende miljö och socialt ansvar. Det handlar t.ex. om krav på kollektivavtal och rimliga löner. De som passerar kontrollerna och vill vara ramavtalsentreprenör åtar sig att uppfylla vissa åtaganden ur affärsetiskt perspektiv liksom att tillhandahålla tjänster på vissa villkor. Däribland ingår att underteckna vår uppförandekod för leverantörer och samarbetspartners. Åtagandena gäller inte bara i förhållande till HSB Skånes koncern utan även till HSB Skånes medlemmar och kunder. På så sätt tillser HSB Skåne att även kunder och medlemmar har ett stort utbud av kontrollerade leverantörer att tillgå. En ramavtalspartner som avviker från sina åtaganden kontaktas omedelbart när det kommer till HSB Skånes kännedom. Det står HSB Skåne fritt att avsluta ramavtalet om avvikelsen inte leder till snabb förbättring eller är förtroendeskadlig. Genom att ställa hållbarhetskrav på våra leverantörer hanterar vi inte bara hållbarhetsrisker inom vår egen verksamhet utan kan också bidra till att minska negativ påverkan i vår leverantörskedja. Kontroll och uppföljning sker automatiserat för samtliga leverantörsbetalningar genom särskilt ITsystem. Systemet uppmärksammar dubbelbetalningar, avvikande summor och valutor, okända mottagarkonton, betalningsanmärkningar, skatteskulder, förbestämda beloppsgränser och andra risker. Genom systemet kan vi vara proaktiva och vidta åtgärder i förhållande till berörd leverantör. Därutöver uppmuntrar vi medarbetarna att reagera när de upptäcker avvikelser i förhållande till vår uppförandekod för leverantörer. Det övergripande målet är att öka proaktiviteten i dialogen kring hållbarhet RELEVANTA HÄNDELSER 2021 Skräddarsydda digitala utbildningar lanserades, innehållande ämnen avseende ITsäkerhet och GDPR. Ledningen antog ett nytt styrdokument avseende hur avtal får ingås och hur fakturor får attesteras. Reglerna utgör kärnan och grunden för intern styrning och kontroll avseende avtal och attest. Styrdokumentet implementerades genom genomgång i gruppsessioner. HSB Skåne uppställde särskilda krav gentemot en underleverantör på grund av tveksamma anställningsvillkor. Det framkom att underleverantören hade en konkurrensklausul i sina anställningsavtal som HSB Skåne inte anser acceptabel. Underleverantören meddelades att avtal kommer upphöra om det förekommer igen. Företagets policyram reviderades och uppdaterades för att återspegla aktuella krav på efterlevnad för hela koncernen. VÅRT FORTSATTA ARBETE Vi arbetar för att medvetandegöra uppförandekoderna, genom utbildning, information i interna kommunikationskanaler och löpande samtal. I strävan mot god affärsetik och kontroll i alla led fortsätter vi att utveckla och integrera rutiner och verktyg för att ytterligare stärka vårt hållbarhetsarbete. HSB SKÅNE • ÅRS- OCH HÅLLBARHETSREDOVISNING 2021 | 79